Cómo utilizar sentencias SQL en Microsoft Excel

Escrito por tara duggan | Traducido por fiorella eliana fernandez silva
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Cómo utilizar sentencias SQL en Microsoft Excel
(Comstock/Comstock/Getty Images)

El uso del Lenguaje de Consulta Estructurado (SQL, por sus siglas en inglés), puede recuperar información de las colecciones de datos clasificados en tablas, registros y campos. Utiliza Microsoft Query en Excel para obtener datos de fuentes externas para que no tengas que volver a escribir la información que necesitas analizar utilizando funciones de Excel. Puedes recuperar datos de Access y SQL Server, así como también libros de Excel y archivos de texto. La utilización de sentencias SQL en Excel normalmente incluye la conexión a una base de datos externa, la creación de la consulta mediante la selección de columnas de datos, importar los datos y el uso de los datos para realizar análisis.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Abre un nuevo archivo de Microsoft Excel.

  2. 2

    Establece un origen de datos haciendo clic en el ficha "Datos" y luego en la opción "De otras fuentes". Haz clic en "Desde Microsoft Query" y luego especifica el tipo de fuente de datos o haz clic en la opción "Nuevo origen de datos" y finalmente da clic en el botón "Aceptar". Luego, haz clic en la opción "Conectar" y proporciona la información de autenticación necesaria para conectarte a la fuente de datos. Si tu base de datos tiene tablas, haz clic en la tabla que deseas utilizar en el Asistente para consultas. Puedes seleccionar la opción de la casilla de verificación "Guardar mi nombre de usuario y contraseña en la definición del origen de datos" para guardar la información de inicio de sesión. Una vez que se muestre el cuadro de diálogo "Elegir origen de datos", selecciona el nombre de tu fuente de datos y ábrela.

  3. 3

    Haz clic en la tabla y columnas que desees utilizar en tus consultas SQL en el "Asistente para consultas - Elegir columnas" y luego haz clic en el botón ">" para que las columnas aparezcan en el área "Columnas en tu consulta". Haz clic en el botón "Siguiente". A continuación, filtra los datos, si es necesario, y haz clic en el botón "Siguiente". Especifica cómo deseas que se ordenen los datos y finalmente haz clic en el botón "Siguiente".

  4. 4

    Haz clic en el botón cambiar para modificar la consulta en Microsoft Query, luego haz clic en el botón "Finalizar". Desde "Microsoft Query", haz clic en el menú "Ver" y luego selecciona la opción "SQL ...". Una vez que aparezca la instrucción SQL, podrás editarla. Haz clic en el botón "Aceptar" cuando hayas finalizado.

  5. 5

    Haz clic en el menú "Archivo" y selecciona la opción "Devolver datos a Microsoft Excel" para obtener los datos en una hoja de cálculo en blanco.

  6. 6

    Selecciona cómo deseas ver los datos, por ejemplo, como una tabla. Haz clic en el botón "Aceptar".

  7. 7

    Analiza los datos. Por ejemplo, ordena los datos de menor a mayor.

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