Cómo usar VBA para guardar un Excel como un PDF

Escrito por heather rollins | Traducido por ana maría guevara
Cómo usar VBA para guardar un Excel como un PDF

Los Microsoft Office 2007 y 2010 hacen que sea fácil guardar archivos a PDF.

Stockbyte/Stockbyte/Getty Images

El formato de archivo PDF te permite publicar un documento o reporte de tal forma que luzca igual en cualquier sistema y no pueda ser cambiado por otros. Microsoft 2007 y 2010 incluyen la opción "Publicar a PDF" en cada aplicación para que puedas guardar documentos, diapositivas y hojas de cálculo como archivos PDF. Esto hace que sea mucho más fácil guardar versiones PDF de hojas de cálculo de Excel desde el menú y dentro del macros.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Necesitarás

  • Microsoft Excel 2007 o 2010
  • Complemento "Guardar como PDF o XPS" para Microsoft Office 2007 (no es necesario para el Office 2010)

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Instrucciones

  1. 1

    Haz doble clic en el nombre del archivo de Excel en Mis Documentos o en el Explorador de Windows; o abre el Excel y usa la opción "Abrir" del menú inicio. Navega hasta tu archivo y haz clic en "Abrir".

  2. 2

    Presiona las teclas "Alt" y "F11" simultáneamente para abrir el editor Visual Basic. Usa el Explorador de proyecto para navegar hasta el módulo que necesitas automatizar y guardar la hoja de cálculo como un archivo PDF. Coloca tu cursor en el código de Visual Basic en dónde quieres guardar.

  3. 3

    Usa la función "ExportAsFixedFormat" para lograr un "Guardar en PDF". Esta función puede ser invocada desde cualquier hoja de trabajo (por ejemplo, ActiveSheet.ExportAsFixedFormat) o para guardar el libro completo (por ejemplo, ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat). Puedes establecer numerosas opciones con este comando; los valores opcionales mostrados abajo son los valores por defecto en el Excel. [Mandatory] Type:= xlTypePDF [Mandatory] Filename:= <directorio y nombre del archivo con sufijo .pdf> [Optional] Quality:= xlQualityStandard (xlQualityStandard or xlQualityMinimum) [Optional] IncludeDocProperties:= True ("True" significa que las propiedades del documento, como el nombre de autor y el título del documento, estarán incluidas en el PDF; "False" significa que estas propiedades no estarán establecidas en el archivo PDF). [Optional] IgnorePrintAreas:= False ("True" significa que todo el contenido en la hoja de cálculo debe ser incluido; "False" indica que sólo la información dentro del tu área de impresión será incluido) [Optional] From:= 1 (Este es el número de página en donde el Excel debe comenzar a guardar. Si se omite, el Excel comenzará en la primera página). [Optional] To:= 5 (Este es el número de página en donde el Excel debe terminar de guardar. Si se omite, el Excel terminará en la última página). [Optional] OpenAfterPublish:= False ("True" indica que el Excel debe abrir tu lector predeterminado de PDF con el archivo PDF abierto;"False" indica que el nuevo archivo PDF no debe ser abierto automáticamente).

  4. 4

    Ejecuta el código de función para asegurarte de que "Guardar como PDF" funciona apropiadamente. Guarda la hoja de cálculo.

Consejos y advertencias

  • Grabar un macro es la manera más rápida de aprender las nuevas funciones para automatizar tareas en el Excel. Activa la grabación, haz la acción manualmente, deja de grabar y abre el código macro en el Editor de Visual Basic para ver las propiedades, métodos y funciones que necesitas.
  • Haz un respaldo del archivo antes de trabajar en la automatización macro.
  • Prueba tu automatización cuidadosamente para asegurarte de que funciona como se espera.
  • Esta solución funciona para los Excel 2007 y el 2010 en la plataforma de Windows.
  • La implementación en una Mac puede diferir.

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