Ventajas y desventajas de los sistemas ERP para las pequeñas empresas

Escrito por chirantan basu | Traducido por vilanah del mar
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Ventajas y desventajas de los sistemas ERP para las pequeñas empresas
Los ERP son sistemas integrales. (Aidon/Photodisc/Getty Images)

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés) están diseñados para automatizar múltiples procesos de negocio en un programa único. Los mejores vendedores de ERP incluyen SAP, Oracle y Microsoft. El ERP reemplaza los sistemas existentes con un conjunto de módulos para las funciones operativas, tales como finanzas, recursos humanos y producción, los cuales trabajan a la perfección en un sistema integrado. Los sistemas ERP le ofrecen a las pequeñas empresas la flexibilidad de instalar uno o dos módulos a la vez a medida que sus necesidades se desarrollan.

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Implementación

Según un resumen de los sistemas ERP de Christopher Koch y Thomas Wailgum de la revista "CIO", en el enfoque de implementación "Big Bang", las empresas descartan todos sus sistemas existentes e instalar un sistema ERP totalmente integrado en toda la compañía, este proceso es difícil y costoso, y por lo tanto es más adecuado para las grandes empresas. Las pequeñas empresas deben elegir un enfoque más gradual, implementando sólo uno o dos módulos y añadiendo otros a medida que las ventas aumentan y las necesidades operativas cambian.

Ventajas

Un ERP mejora los procesos de negocios en toda la cadena de valor, por ejemplo, una vez que un pedido es introducido en el sistema, ya sea por un representante de servicio al cliente o en línea, los departamentos de compras, almacén, producción y transporte pueden ver el pedido en el sistema ERP y actualizarlo conforme sea necesario. El pedido se mueve con rapidez, y la administración de todos los niveles tienen acceso inmediato a la información global de todos los pedidos que están en movimiento en el sistema, esto se traduce en menos errores y mayor eficiencia de costos. El becario de Harvard Business School Mark J. Cotteleer dijo a Working Knowledge Harvard Business School en 2002 que más del 60 por ciento de los ejecutivos encuestados de TI dijeron haber visto beneficios que superaron sus expectativas en las implementaciones de ERP. Las pequeñas empresas pueden ver beneficios en los tiempos de entrega de pedidos, tiempo de cobro de las ventas a crédito y en el envío de pedidos a tiempo.

Desventajas

Para una pequeña empresa, la implementación de un sistema completo o parcial de ERP puede drenar significativamente el presupuesto operativo. Los empleados de todos los niveles deben ser capacitados debido a que los sistemas son complejos e implican algo más que sólo captura de información, los usuarios también están involucrados en el análisis de datos y toma de decisiones. Una pequeña empresa quizás no pueda encontrar un sistema ERP que satisfaga todas sus necesidades, lo que significa que parte del sistema tendrá que ser personalizado, esto aumenta el tiempo y costo de la implementación del ERP. Los beneficios, en términos de ahorro de costos no son inmediatos. La productividad puede verse afectada por la implementación de un ERP ya que los empleados tienen que acostumbrarse a las nuevas aplicaciones del software y a los nuevos métodos de captura y análisis de la información.

Consideraciones

De acuerdo con Koch y Wailgum, en una encuesta de la revista "CIO" realizada en octubre de 2007, la mayoría de los ejecutivos de TI consideran que los sistemas ERP son esenciales para sus negocios. Cotteleer sugiere que un plan efectivo y una organización previa podrían facilitar la implementación de un ERP, él sugiere que la administración debe comprender sus procesos de negocio antes de empezar a cambiarlos.

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