Computación y electrónica

Ventajas y desventajas de los sistemas de manejo de la información (MIS)

Escrito por pallab dutta

Los negocios modernos han venido implementando sistemas de manejo de la información (MIS) para manejar, organizar, ordenar y manipular las masas y gigabytes de información generada para varios fines. MIS ayuda a optimizar los procesos de business, atendiendo las necesidades de información de los empleados y partes interesadas, y tomar informaciones estratégicas educadas. Sin embargo, el presupuesto y los problemas de monitoreo pueden afecta la eficacia de los MIS. Tiene sus ventajas y desventajas dependiendo de cómo sea implementado y usado por la organización.

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Problemas de monitoreo constante

Los sistemas de manejo de la información han cambiado la dinámica de cómo debe operar un negocio eficientemente. La descentralizacíón es una de sus grandes ventajas, permite monitorear las operaciones a niveles bajos, liberando tiempo a los gerentes departamentales para enfocarse en actividades estratégicas. La coordinación de proyectos y actividades especializadas es mucho mejor y los que toman las decisiones en la organización están mas conscientes de los problemas en todos los departamentos. Otra ventaja de los MIS es que minimizan la recarga de información, la cual puede resultar bastante común en los negocios convencionales en la época actual.

Los MIS deben ser diseñados y manejados de manera que añadan información, monitoreen las actividades de la compañía y las operaciones, y mejora las comunicaciones y colaboraciones entre los empleados. Esto asegura una mejor planificación para todas las actividades y una mejor manera de medir el rendimiento, gerenciar los recursos y estar en conformidad con la industria y las regulaciones gubernamentales. El control ayuda a prever los eventos, preparar presupuestos adecuados y provee de las herramientas necesarias e información vital a los empleados, la gerencia superior y a los socios de negocios.

El propósito de los MIS es generar y sintetizar la información computarizada/automatizada y de ciertos procesos manuales. La distribución de la información en todos los niveles de la gerencia, corporativa profesional y ejecutivos clave, se convierte en un proceso indoloro y elegante con los MIS. Los gerentes pueden tomar decisiones rápidas, oportunas e informadas. La gerencia superior y los miembros de junta pueden tomar decisiones estratégicas, planear el desarrollo futuro y las actividades de expansión basados en la data y la información generada por el MIS.

Dependiendo de la estructura de la organización, es uso y los factores externos, algunas desventajas relacionada a los sistemas de información gerencial pueden presentarse. La asignación del presupuesto para las mejoras en el MIS, modificaciones y otras revisiones puede ser algo complicada en ocasiones. Si el presupuesto de es asignado uniformemente o en el momento en el que es requerido, la funcionalidad clave puede resultar afectada y los beneficios podrían no ser tomados en cuenta regularmente. Los problemas de integración con los sistemas antiguos pueden afectar la calidad del resultado y a los reportes de inteligencia del negocio, los cuales son vitales.

Un cambio en la gerencia , salidas o despidos del departamento de mánagers y otros ejecutivos senior pueden tener un efecto significativo en a forma como se manejan y monitorean ciertas prácticas organizacionales como los sistemas DDD. Ya que el MIS es un componente crítico de la estrategia de manejo de riesgos de la organización y sus sistemas aliados, el monitoreo constante es necesario para asegurar su efectividad. La calidad de los esfuerzos aportados al MIS debe ser monitoreada, de otra manera, la consistencia en la calidad de la data y la información generada se ve afectada. Los gerentes no son capaces de dirigir negocios, operaciones y tomar decisiones con la flexibilidad requerida.

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