Ventajas y desventajas de los sistemas de manejo de la información (MIS)

Escrito por pallab dutta | Traducido por contributing writer
Ventajas y desventajas de los sistemas de manejo de la información (MIS)

Los MIS presentan ventajas y desventajas.

Jupiterimages/Pixland/Getty Images

Los negocios modernos han venido implementando sistemas de manejo de la información (MIS, por sus siglas en inglés) para manejar, organizar, ordenar y manipular las masas y gigabytes de información generados para varios fines. Los MIS ayudan a optimizar los procesos de negocios, atendiendo las necesidades de información de los empleados y partes interesadas, y a tomar informaciones estratégicas informadas. Sin embargo, el presupuesto y los problemas de monitoreo pueden afectar a la eficacia de los MIS. Tienen sus ventajas y desventajas dependiendo de cómo sean implementados y usados por la organización.

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Problemas de monitoreo constante

Los sistemas de manejo de la información han cambiado la dinámica de cómo debe operar un negocio eficientemente. La descentralizacíón es una de sus grandes ventajas, la cual permite monitorear las operaciones a niveles bajos liberando tiempo a los gerentes departamentales para enfocarse en actividades estratégicas. La coordinación de proyectos y actividades especializadas es mucho mejor y los que toman las decisiones en la organización están más conscientes de los problemas en todos los departamentos. Otra ventaja de los MIS es que minimizan la recarga de información, la cual puede resultar bastante común en los negocios convencionales en la época actual.

Planificación y control mejorados

Los MIS deben ser diseñados y manejados de manera que añadan información, monitoreen las actividades de la compañía y las operaciones, y mejoren las comunicaciones y colaboraciones entre los empleados. Esto asegura una mejor planificación de todas las actividades y una mejor manera de medir el rendimiento, administrar los recursos y estar en conformidad con la industria y las regulaciones gubernamentales. El control ayuda a prever los eventos, preparar presupuestos adecuados y provee las herramientas e información vitales para los empleados, la gerencia superior y a los socios de negocios.

Ayuda a tomar decisiones

El propósito de los MIS es generar y sintetizar la información computarizada/automatizada y de ciertos procesos manuales. La distribución de la información en todos los niveles de gerentes corporativos, profesionales y ejecutivos clave se convierte en un proceso fluido y elegante con los MIS. Los gerentes pueden tomar decisiones rápidas, oportunas e informadas. La gerencia superior y los miembros de junta pueden tomar decisiones estratégicas, planear el desarrollo futuro y las actividades de expansión en base a los datos e información generados por los MIS.

Desventajas

Dependiendo de la estructura de la organización, así como de uso y los factores externos, pueden presentarse algunas desventajas relacionadas a los sistemas de información gerencial. La asignación de presupuesto para las mejoras en los MIS, modificaciones y otras revisiones puede ser algo complicada en ocasiones. Si el presupuesto no es asignado uniformemente o en el momento en que es requerido, la funcionalidad clave puede resultar afectada y los beneficios podrían no ser consistentes. Los problemas de integración con los sistemas antiguos pueden afectar a la calidad del resultado y a los reportes de inteligencia del negocio, los cuales son vitales.

Monitoreo constante

Un cambio en la gerencia, salidas o despidos del departamento de gerentes y otros ejecutivos superiores pueden tener un efecto significativo en cómo se manejan y monitorean ciertas prácticas organizacionales como los sistemas MIS. Ya que el MIS es un componente clave de la estrategia de manejo de riesgos de la organización y sus sistemas aliados, el monitoreo constante es necesario para asegurar su efectividad. La calidad de los esfuerzos aportados a este sistema debe ser monitoreada, de otra manera, la consistencia en la calidad de los datos y la información generada se ve afectada. Los gerentes no son capaces de dirigir negocios, operaciones y tomar decisiones con la flexibilidad requerida.

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