Tecnología

Las ventajas de usar hojas de cálculo

Escrito por aurelio locsin | Traducido por contributing writer

Los números están al ataque en cada aspecto de nuestras vidas. Explotan como diferentes cargos en las facturas de nuestras tarjetas de crédito, marchan sobre las páginas de los presupuestos de las empresas y aterrorizan las páginas de los deberes de la escuela. Combatir estos ataques con boli, papel y calculadora provoca errores y aburrimiento. Debido a sus múltiples ventajas, las hojas de cálculo se alzan como el arma más potente contra esta invasión numérica.

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Seguridad

En una hoja de cálculo, sólo necesitas introducir valores, variables y fórmulas una vez para calcular los resultados. Si te das cuenta de un error en un número, o si una determinada situación cambia con el tiempo, solo has de actualizar esa entrada específica. Todos los valores relacionados cambian automáticamente. Esto te permite concentrarte en la entrada de nuevos datos o en planificar situaciones potenciales, en lugar de tener que hacer la pesada tarea de volver a introducir y editar números y fórmulas.

Dando forma

El aspecto de cada parte de la hoja de cálculo está bajo tu absoluto control. Puedes especificar el estilo y tamaño de la fuente utilizada para números y texto, definir el grosor del borde y el tamaño de celda de las tablas, añadir imágenes y colorearlo todo con una gama de vivos colores. También puedes exportar tu creación en distintos formatos de archivo para que pueda usarse de cualquier forma, desde documentos impresos hasta presentaciones en grupo y páginas web.

Integridad

¿Has escrito alguna vez una cifra de más en un número de teléfono? ¿O desplazado sin querer una coma decimal a la posición errónea? Las hojas de cálculo previenen estos errores tipográficos aplicando la integridad de datos. Desde el punto de vista más simple, puedes especificar un formato de celda para que todas las entradas se muestren de manera consistente. Para garantizar la integridad en casos más complejos, puedes utilizar una macro. Su lenguaje de programación integrado puede presentar asistentes, formularios y opciones para facilitar la entrada de datos. Una macro puede rechazar o corregir entradas de manera automática, además de clasificarlas en las categorías correctas.

Grafiando

Los gráficos hacen de la información numérica algo comprensible al presentarla de forma gráfica. Antes, para crearlos, se dependía de herramientas de dibujo que solo podían aproximarse a los valores reales. Con una hoja de cálculo, simplemente hay que seleccionar los números que se quieren incluir y elegir un tipo de gráfico. El programa crea automáticamente la imagen usando valores precisos. Además, puedes cambiar de forma sencilla las opciones, como la fuente y el color, lo cual transforma la creación de gráficos de una manipulación tediosa de números en un placentero ejercicio en el arte de la personalización.

Seguridad

Una hoja de cálculo puede asegurar la protección de datos confidenciales de las miradas indiscretas al exigir un nombre de usuario y contraseña para mostrar una fila. Puede ocultar celdas individuales, como por ejemplo aquellas que muestren un coste al por mayor, según quién sea el usuario, como los clientes. También puede bloquear números y fórmulas para que no se puedan borrar por accidente durante la entrada de datos.

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