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Ventajas de Microsoft Access

Escrito por dee dee donato | Traducido por ramiro rementeria
Ventajas de Microsoft Access

Con Microsoft Access, el usuario medio puede trabajar con bases de datos, sin ser un experto en la materia.

network access image by Anchels from Fotolia.com

Con Microsoft Access, el usuario medio puede trabajar con bases de datos, sin ser un experto en la materia. Microsoft ha hecho que sea fácil para que cualquier persona aprender a trabajar con bases de datos mediante la sustitución de algunos de los trabajos complicados con plantillas fáciles de usar. Si bien la utilización de Access puede ser un desafío sólo a causa de las amplias opciones que ofrece, es fácil de usar como para tener una base de datos en funcionamiento rápidamente.

Función

Microsoft Access es un programa de software de base de datos que hace que la manipulación de datos sea manejable para usuarios sin grandes niveles de habilidad. Puedes ingresar los datos y clasificar la información, filtrarla o agruparla de acuerdo a tus necesidades. Es particularmente útil cuando hay miles de registros y la clasificación a través de ellos por separado te tomaría horas. Access te permite obtener la información más rápido, proporcionando unos cuantos comandos para indicarle al programa lo que buscas. Los informes también se pueden crear para que brinden información de la base de datos de acuerdo a los parámetros del proyecto. Por ejemplo, la información sobre la edad de un cliente, sexo, estado civil, domicilio, dirección de correo electrónico, número de teléfono y número de teléfono celular puede aparecer en tu base de datos. Sin embargo, la demografía sobre el cliente puede ser la única cosa necesaria para completar un proyecto dado. Entonces puedes crear un informe que va a extraer los clientes por edad, sexo y estado civil.

Beneficios

La flexibilidad es la clave de Access. A sabiendas de que no todo el mundo es experto en la fabricación de bases de datos, Microsoft ha creado plantillas básicas que un usuario puede usar de inmediato. Sin embargo, una base de datos también puede ser construida desde cero, o las plantillas se pueden ajustar según sea necesario para satisfacer tus necesidades. En lugar de introducir cada registro cada vez que se inicia un proyecto, tienes acceso a miles de registros para que puedas volver a visitarlos cuando sea necesario, por lo que ahorrarás mucho tiempo. Esto es genial porque no sólo es la información que existe, sino que también puede ser utilizada junto con otros programas de Microsoft como Word. Basta con crear una combinación de correspondencia con miles de cartas y unirse a ella, junto con la base de datos Access. Todos los contactos que incluya Access se vierten en Word por separado. La interacción entre Access y MS Outlook también es posible: puedes importar contactos de tu libreta de contactos de MS Outlook a Access o bien exportar información de contacto de Access y guardarlo como un contacto en Outlook.

Consideraciones

Access hace que sea fácil y rápido compartir y manipular información a través de la colaboración en la Web. Usando Windows Sharepoint Services, varios usuarios pueden mover sus archivos Access a Windows SharePoint Services para que los compañeros de trabajo los puedan actualizar, modificar o trabajar con ellos, siempre que se les hayan concedido permisos por la persona que subió los archivos a Windows SharePoint Services.

Glosario de Términos para Access

Access usa muchos términos que pueden ser nuevos para ti, pero es necesario que los entiendas a fin de utilizar este programa. Una "base de datos" es una forma de organizar y almacenar información sobre personas, lugares y cosas. Access es un sistema de gestión de bases de datos que contiene distintas bases de datos, a las que se puede acceder rápidamente. "Consultas" son funciones que permiten a un usuario obtener ciertos datos de una tabla. Con una consulta podrás responder preguntas que serían difíciles de responder si no la usarás. Estas consultas pueden ayudarte a filtrar, resumir y realizar cálculos con los datos. Una "tabla" se compone de filas y columnas, mientras que los "registros" son las filas que se combinan con información sobre algo, y los "campos" son las columnas que contienen un solo elemento de información.

Proceso de diseño de base de datos

Un poco de planificación será necesario para darle el mejor uso posible una base de datos en Access. En primer lugar, averigua cómo se utilizará la base de datos. A continuación, recopila toda la información que será introducida en la misma y organiza la información en categorías, y cada una de ellas se convertirá en una tabla. Ingresa los datos en las tablas, para que se conviertan en columnas y crear relaciones entre ellas, si hay más de una. Por último, aplica las reglas de normalización para asegurarte de que estén estructuradas correctamente.

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