Las ventajas de MS Project con respecto a MS Excel para proyectos grandes

Escrito por laura bantz | Traducido por juliana star
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Las ventajas de MS Project con respecto a MS Excel para proyectos grandes
Microsoft Project puede ayudar a facilitar los proyectos. (Digital Vision/Digital Vision/Getty Images)

Al llevar a cabo un proyecto el software de computadora puede ayudar a organizar tareas, recursos y materiales. La suite de productos de Microsoft Office ofrece varios programas que pueden hacer frente al trabajo, incluyendo MS Excel y MS Project. Un proyecto en pequeña escala puede ser monitoreado y rastreado con el uso de MS Excel, pero al trabajar en proyectos grandes existen varias ventajas al usar MS Project.

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Estimación de la duración

La duración del proyecto puede ser calculada en Excel, pero el usuario debe escribir manualmente la fórmula. MS Project tiene los cálculos necesarios para la duración integrados en el programa, y el trabajo principal del administrador del proyecto al determinar la duración estimada es asegurarse de que la información introducida en Project sea exacta.

Facilidad de modificación de diagramas de Gantt

El investigador Brian Pasero, al estudiar software de administración de proyectos, llegó a la conclusión de que MS Project es más sencillo de manipular que MS Excel al hacer cambios en la planeación. Los componentes de MS Project están vinculados y se actualizan automáticamente cuando se realiza un cambio de planes. Cuando MS Excel se usa para crear un gráfico de Gantt y más adelante se hace un cambio en la planeación el usuario debe modificar manualmente todos los datos, lo que puede tardar mucho tiempo.

Capacidad de generación de reportes

Dado que MS Project es un programa creado específicamente para la administración de proyectos, este ofrece diversas capacidades de generación de reportes integradas. El usuario puede seleccionar reportes en base a costos, actividades, tareas o cargas de trabajo, o crear un reporte personalizado en base a otros criterios seleccionados. Excel puede desplegar gráficos y tablas mostrando tendencias pero esto no tiene la misma capacidad de generar reportes de rastreo específicos.

Las ventajas de MS Project con respecto a MS Excel para proyectos grandes
MS Project tiene capacidades específicas de generación de reportes para la administración de proyectos. (Thinkstock/Comstock/Getty Images)

Los usuarios y la rendición de cuentas

MS Project incluye controles para permitir el acceso a los usuarios y algunas herramientas de edición. El administrador del proyecto define a los usuarios y establece permisos que regulan su capacidad para manipular el archivo. Las tareas se asignan a un individuo en particular, lo que a su vez crea una responsabilidad para esa persona que debe completar la tarea requerida. Esta no es una función integrada de MS Excel y por lo tanto es una ventaja de MS Project.

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Los miembros del proyecto pueden tener asignada la responsabilidad para sus tareas usando MS Project. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

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