Ventajas de los programas de hojas de cálculo

Escrito por carol luther | Traducido por ehow contributor

Una hoja de cálculo le permite a los usuarios ingresar y calcular datos numéricos. El uso de una hoja de cálculo aumenta la productividad enormemente para cualquier persona que necesita administrar recibos, crear presupuestos, generar informes financieros o tener un registro de los inventarios y listas similares. Una hoja de cálculo combina las características del libro mayor con la flexibilidad del eficaz análisis de datos y las funciones de información.

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Una hoja de cálculo permite ingresar texto, valores numéricos y fórmulas dentro de páginas de cálculo electrónicas. Las filas y columnas de las hojas de cálculo pueden contener datos numéricos o etiquetas que identifican la información. Cada fila se numera automáticamente y cada columna tiene un identificador alfabético. La intersección de una fila y una columna crea una celda. El nombre de cada celda o marcador de posición es único. El ingreso de información en una hoja de cálculo es mucho más simple que usar el sistema en papel como el del libro mayor. Los usuarios pueden elegir si desean etiquetar en columnas o en filas según sus necesidades. La mayoría de los programas de hojas de cálculo populares poseen más de 200 columnas y miles de filas. Esto los convierte en los programas ideales para guardar e ingresar grandes cantidades de datos numéricos.

Ingresar datos en una hoja de cálculo es más eficaz que usar una máquina calculadora. Si comete un error en una hoja de cálculo, puede corregirlo ingresando un número nuevo o texto en la celda de su hoja de cálculo. La mayoría de las hojas de cálculo también tienen la función de deshacer que le permite borrar la información que usted ya no desea de una o más entradas. Dado que las hojas de datos son electrónicas, puede copiar y pegar datos para evitar escribir reiteradamente los mismos valores. Con las hojas de datos, guardar su trabajo es simple, actualiza los datos a medida que se van cambiando y compara los valores estimados o calculados en los valores reales.

Una hoja de cálculo realiza cálculos numéricos de datos de manera mucho más eficiente que las calculadoras. A diferencia de las calculadoras, una hoja de cálculo electrónica le permite cambiar fórmulas y re calcular los resultados sin tener que reingresar los valores. Además de las fórmulas matemáticas más comunes, una hoja de cálculo le brinda a los usuarios la flexibilidad de crear fórmulas que producen cálculos personalizados. Una hoja de cálculo también le permite ingresar nombres de celdas en fórmulas. Sus cálculos se actualizan automáticamente cuando cambia los datos en las celdas que son parte de la fórmula. Los usuarios también pueden hacer fórmulas que vinculan una hoja de cálculos con valores incluidos en otra. Fórmulas como estas le permitirían crear una declaración financiera trimestral con información de tres hojas de cálculos distintas para cada mes del trimestre.

Una hoja de cálculo es una herramienta útil para el análisis de datos. Un usuario ingresa etiquetas en las filas y valores en las columnas, luego resalta la información y utiliza las órdenes del menú para reorganizar los contenidos de la hoja. Puede usar las etiquetas para clasificar las combinaciones de las etiquetas. La mayoría de las hojas de cálculo incluso le brinda formas para extraer información que reúne criterios específicos, tales como registros que contienen algún tipo de código postal en particular, y lo muestra en una zona separada de su hoja de cálculo.

Puede informar datos en una hoja de cálculos de distintas formas. Puede seleccionar una porción de la hoja para imprimir o la integridad del documento. Puede elegir que cierta información y etiquetas se repitan en cada página de modo que las hojas de cálculo grandes sean más fáciles de leer. Una hoja de cálculo puede convertir sus etiquetas y valores en cuadros, tablas y gráficos. Puede exportar hojas de cálculo a otro programa de productividad "office" como procesadores de texto y programas para presentaciones. Las actualizaciones en las hojas de cálculo pueden reflejarse automáticamente en el documento de destino.

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