Planificación

Un plan necesita de un resultado y establece el camino para llegar desde el momento actual al objetivo futuro. Los planes pueden ser a corto o a largo plazo. Siempre incluyen detalles y pasos específicos que guían el plan desde su inicio hasta el final. Los planes siempre deben contemplar eventos inesperados; por ejemplo, si una parte del plan depende de un factor externo, el plan debe tener en cuenta qué hacer ante una afectación del mismo.

Programación

Programar es el proceso de determinar los tiempos y fechas para el alcance de las metas específicas. Una programación, así como un plan, puede ser de corto o de largo plazo. Por lo general, se tienen programaciones a corto plazo vinculadas con programaciones a largo plazo. Cuando se trabaja en una programación de una organización o una institución, es importante que los diferentes actores involucrados en el proyecto coordinen su propia programación y que tengan acceso a la de los demás para asegurar un buen flujo del trabajo.

Vinculación de un plan a un programa

Tomar un plan y convertirlo en un programa con acciones puede ser una tarea compleja dependiendo de los alcances del proyecto. Los planes deben ser detallados y completos. Los estimados deben ser precisos al establecer los tiempos y deben contemplar equivocaciones. Si hay una equivocación al estimar apropiadamente puede causar que todo el programa se vea retrasado.

Variaciones y contingencias

Toda planificación programada debe incluir provisiones para variaciones no esperadas. Si algo nuevo sucede, la planificación debe incluir una provisión para lidiar con ello. Por ejemplo, si una compañía manufactura un nuevo producto y confía en un proveedor externo de las partes y se retrasa el envío, ¿qué hacer? La planificación debe tener una solución para este tipo de sucesos. Una solución puede ser trabajar en otra fase del proyecto que era contemplada para más adelante.

Tecnología

La administración de proyectos a gran escala puede ser difícil de organizar especialmente cuando se trata con diferentes equipos, empleados y recursos. Existen algunos excelentes programas informáticos tales como Microsoft Project que pueden ayudar en este proceso. Este software puede ayudar tanto en la planificación como en la programación al mismo tiempo que permiten que el proyecto tenga flexibilidad y permita cambios coordinándose con los actores involucrados en el proyecto.