Planificación para hacer arreglos de viaje

Una vez que la secretaria descubre que su jefe tiene que viajar por negocios, debe conocer las fechas exactas del viaje previsto. Si eres responsable de hacer los arreglos de viaje para todos en el departamento u oficina, debes determinar si otros miembros del personal están viajando también al mismo tiempo. Dependiendo de la empresa para la que trabajas, puede que tengas que determinar el presupuesto para los gastos de viaje o contactarte con el departamento de contabilidad para ver si el dinero está en el presupuesto para viajes. Deberás averiguar qué hoteles se encuentran en el área a la que viajará tu jefe, si tiene alguna preferencia, y obtener los costos y la disponibilidad de las habitaciones.

Hacer arreglos de viaje

Ahora que ya confirmaste los días y el número de personas que viajan, debes hacer los arreglos reales del viaje. Las funciones de una secretaria pueden incluir ingresar a internet y hacer ella misma las reservas, o ponerse en contacto con una agencia de viajes con todos los detalles. Las empresas más grandes pueden tener un departamento de viajes en el que la secretaria sólo tiene que proporcionar el itinerario propuesto y el personal de viajes tiene la responsabilidad de hacer realidad todos los arreglos. Tu responsabilidad también incluyen la revisión de la confirmación de los arreglos y asegurar que sean correctos. Deberás saber si tu jefe tiene alguna preferencia de asiento en el avión, cuántas piezas de equipaje llevará y si éstas deben ser revisadas. La reunión o conferencia a la que tu jefe está atendiendo podría requerir reserva de asiento y probablemente tú serás la responsable de enviar el RSVP ("responda, por favor"; es un pedido de respuesta) en su nombre.

Completar los arreglos

Otra parte de los trámites de viaje incluyen la solución de las necesidades de viaje del jefe mientras esté fuera. Deberás saber si tu jefe necesita transporte al aeropuerto o si se le va a reembolsar el costo de estacionar su automóvil en el aeropuerto. Deberás proporcionar una copia impresa del itinerario a tu jefe para que la utilice cuando llegue a su destino, lo que le permitirá saber su rutina diaria incluyendo las direcciones del hotel y la ubicación de la reunión o conferencia. Podrás reservar un auto de alquiler por adelantado, que estará disponible a su llegada o hacer los arreglos para que un transporte lo lleve al hotel. Las funciones de una secretaria al hacer los arreglos de viaje incluyen asegurarse de que todos los aspectos del viaje estén cubiertos.