Implementación de precisión de inventario

Step 1

Clasifica los artículos del inventario usando el método de Clasificación ABC. Los artículos de clase A normalmente son los de un valor alto o importante para el negocio y el proceso de producción. Los artículos de clase B son de valor medio o aquellos que llevan una cantidad relativamente más grande de adquisiciones. Los artículos de clase C generalmente se compran a granel y se emiten a granel o por peso. También existe una clase D para los artículos consumibles pero estos generalmente no se cuentan en el inventario.

Step 2

Define un proceso para verificar los balances de inventario. Junto con las acciones descritas en el paso 3, debes definir el proceso que vas a usar para desarrollar una cuenta completa de inventario que es un inventario físico desarrollado al final o al principio de un periodo de contabilidad como un año o un trimestre.

Una cuenta completa de inventario es un proceso en el que cada artículo del inventario se cuenta o se pesa para establecer una línea de base para contar no sólo con el inventario que tengas sino que también su valor. Después de que se cuente cada artículo, se deben volver a contar los artículos de clase A y una muestra de los artículos de clase B y C para verificar sus cuentas. Si hay muchos errores en la cuenta (en comparación con la primera cuenta), todos los artículos de clase A y B se deben contar otra vez.

Step 3

Realiza una cuenta cíclica en una base regular como diaria, semanal o mensual. Para realizar una cuenta cíclica, cuenta una muestra de artículos del inventario y usa el resultado para revisar la precisión en los registros del inventario. La muestra que se cuenta en cada cuenta cíclica deben incluir una cantidad proporcional de los artículos en las clases A, B y posiblemente la clase C. Por ejemplo, si planeas conducir una cuenta cíclica mensual, debes contar cada vez 1/12 de los artículos en clase A y B y quizá uno de cada 20 artículos de la clase C. Mientras más valor o importancia tengan los artículos, estos se deben contar con más frecuencia que los que tienen menos valor o importancia.

Step 4

Verifica los registros del inventario contra la cuenta cíclica. Notifica al director de inventarios o al director de contabilidad o a ambos cualquier discrepancia entre la cuenta cíclica y los registros del inventario, en especial si la discrepancia ocurre en un artículo de clase A o B.

Step 5

Calcula la proporción IA. Divide la cantidad de registros que hayas encontrado para tener la cantidad de errores entre la cantidad de artículos que hayas contado. Esta fórmula es:

Proporción de Precisión de Inventario=registros con errores/la cantidad de artículos contados.

Si no hay registros con errores, no hay necesidad de calcular la proporción IA porque la precisión de los artículos que se hayan contado es correcta. Para cualquier otra cantidad de errores, calcula la proporción IA y rastréala, ya que un índice del momento en el que los errores pueden ocurrir o como prueba de qué tan bien o mal funcionan los controles en los procedimientos del inventario.

Step 6

Registra cualquier ajuste en el inventario y en los registros de contabilidad. Actualiza los registros de inventario y los registros de valuación de cualquiera de los artículos con la cuenta de discrepancias, registrando la fecha del ajuste.

Step 7

Revisa los procesos de control de los artículos ajustados. Si la cuenta cíclica muestra errores en los artículos más costosos o importantes, revisa los procedimientos para estos artículos para posibles mejoras. Esta revisión debe incluir los procedimientos de emisión, venta o envío de artículos del inventario.