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Cómo mantener archivos de personal

Escrito por j.t. locke | Traducido por natalia pérez
Cómo mantener archivos de personal

Los archivos de personales son un registro del tiempo que un empleado estuvo en una compañía.

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Los archivos de personal sirven como registro del tiempo de un empleado en la compañía. La persona responsable de estos archivos necesita conocer y estar al tanto de las distintas regulaciones estatales y federales que tienen que ver con guardar registros de archivos de personal. Cada estado tiene regulaciones de trabajo diferentes. El Acta de Trabajo Justo, la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Trabajo, el Acta de Norteamericanos con Discapacidades y HPAA (portabilidad y certificación de seguro de salud) tienen una serie de estándares para la conservación de los registros de empleados. Combinando la información de los estándares estatales y federales, un archivo de personal puede ser organizado de forma que pueda servir como una línea de tiempo del registro del empleado en la compañía.

Nivel de dificultad:
Moderado

Necesitarás

  • Carpetas para archivos
  • Etiquetas
  • Gabinetes para archivos con cerrojo

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Instrucciones

  1. 1
    Manén los archivos de personal en orden alfabético y en un gabinete seguro y cerrado.

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    Crea dos carpetas de archivos para cada empleado, etiqueta cada una de ellas usando el apellido de la persona, luego el primer y segundo nombre. Una carpeta será usada para los registros de personal y la otra para los registros médicos. Mantén los archivos de los empleados en orden alfabético y en un lugar seguro. Archiva los registros médicos por separado. Según HIPAA, estos registros deben ser tratados como información confidencial que debe ser guardada por separado y lejos de los archivos de personal.

  2. 2

    Pon la hoja de información dentro de la carátula interna de la carpeta. Escribe el nombre del empleado, la fecha de nacimiento, la dirección, el teléfono y los números de contacto en caso de emergencia. Actualiza esta hoja anualmente o cuando la información del empleado cambie.

  3. 3
    El currículum de un empleado no debe ser desechado una vez que se lo contrata.

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    Divide los registros del empleado en categorías. Según el Departamento de Trabajo de los EE.UU, los lineamientos sugeridos en el Acta de Estándares de Trabajo Justo no requieren que los registros sean guardados en una forma en particular. El Acta establece que cierta información se debe guardar en el archivo personal. Estas categorías incluyen: contratación inicial, beneficios, desempeño en el trabajo, pago, entrenamiento y certificación, y registros de cese. Los registros de contratación inicial incluyen la solicitud de los empleados, el curriculum, la carta de presentación, la descripción del trabajo y el salario de contratación. Los beneficios incluyen información 401 (k), plan de beneficios firmado, información de seguro y hoja firmada de inscripción al mismo. El desempeño en el trabajo incluye las reseñas sobre el mismo. El pago incluye copias del W-4 del empleado, registros de asistencia, copias de sus pagos y vacaciones. Entrenamiento y Certificación incluyen cualquier documentación sobre los entrenamientos que el empleado haya recibido. Los registros de cese incluyen la carta de renuncia del empleado, la entrevista de salida y copias firmadas de la terminación del paquete de beneficios.

  4. 4

    Etiqueta cada sección de la carpeta personal del empleado con el nombre de cada categoría y ubica los documentos correspondientes en cada sección. Mantén los registros en orden cronológico, con los documentos más actuales arriba.

  5. 5

    Mantén el formulario I-9 separado del archivo de personal. Un formulario I-9 es una Verificación de Elegibilidad de Empleo que todos los empleadores en los EEUU deben completar y retener para cada empleado que contratan. Según los servicios de Ciudadanía e Inmigración Estadounidenses, un empleador debe examinar los documentos que el empleado presenta para determinar si son genuinos. Una copia del I-9 se encuentra disponible en la sección de Recursos de este artículo. Ve a la página 5 de este formulario para encontrar una lista de documentos aceptables para usar a la hora de establecer la elegibilidad de un empleado.

  6. 6

    Guarda los registros de los empleados en un gabinete cerrado y de acceso limitado. Designa un número limitado de personas que tengan acceso a ellos. Mantén los archivos de personal y los registros médicos como algo personal y confidencial. Permite que el empleado tenga acceso a los registros en ciertos momentos en un lugar seguro.

Consejos y advertencias

  • La persona responsable de los archivos personales necesita conocer las leyes estatales y federales que regulan el empleo.
  • No quites registros personales del empleado del archivo excepto para hacer copias.
  • Mantén todos los I-9 en la misma carpeta, separado del archivo de personal y los registros médicos.
  • Una multa puede ser impuesta al empleador si los I-9´s no son completados correctamente.
  • No le permitas a los empleados quitar o llevarse el archivo de personal original.
  • El archivo de cada empleado no debe ser discutido con el resto de la compañía. Son documentos personales y confidenciales.

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