Cómo mantener los archivos personales del empleado sin violar la ley laboral y de empleo

Escrito por ehow contributor | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo mantener los archivos personales del empleado sin violar la ley laboral y de empleo
Los empleadores deben mantener registros confidenciales de sus empleados. (Creatas Images/Creatas/Getty Images)

Desde el momento en que un empleador tiene su primer contacto con un posible empleado, a través del tiempo de la terminación del empleo, es importante que los registros escritos relacionados con el empleado se mantengan en un archivo personal del empleado bajo el nombre de cada empleado. Estos archivos de trabajo, si se mantienen correctamente, potencialmente pueden servir para proteger al empleador de responsabilidad futura por violaciones a la ley de empleo y laboral, tales como un despido injusto o discriminación laboral.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Necesitarás

  • Archivadores de expedientes con cerradura o una habitación segura con acceso limitado
  • Carpetas de archivo

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Instrucciones

  1. 1

    Debes comprender por qué necesitas tener los archivos personales del empleado. Este es el historial de la compañía y del empleado de lo que ha ocurrido en el lugar de trabajo. Los registros mantenidos en el archivo personal pueden servir para proteger al empleador en los futuros procesos judiciales y ayudar a aclarar los malentendidos que puedan surgir por cuestiones políticas, pagos y asuntos de beneficios, derechos y responsabilidades laborales, acciones disciplinarias o correctivas y agravios.

  2. 2

    ¿Qué debe ir en un archivo personal del empleado? Los siguientes documentos y registros deben ser mantenidos por los profesionales de recursos humanos o gerentes, por cada empleado. Descripción del trabajo Solicitud de empleo Oferta de empleo Formulario W-4 del IRS Recibo por el manual del empleado (a menudo es una buena idea mantener una copia del propio manual, especialmente cuando está sujeto a cambios de vez en cuando. De esta manera todos saben cuáles eran los términos del manual que el empleado firmó.) Cualquier evaluación de desempeño aplicada Los formularios de beneficios a los empleados Premios Quejas y elogios recibidas por el empleado Las acciones disciplinarias o advertencias * Los registros de asistencia Se recomienda que cada tipo de registro tenga su propia ficha.

  3. 3

    Los registros médicos y formularios de inmigración deben mantenerse en archivos separados. Puesto que no puedes tomar decisiones de empleo basadas en el estatus migratorio de una persona, asumiendo que ellos tienen derecho a trabajar en los EE.UU., y que el gobierno federal tiene el derecho de revisar el I-9, es probable que sea mejor mantenerlo separado. Asimismo, en cuanto a los registros médicos se refiere, la Americans with Disabilities Act (ADA) establece normas muy estrictas con respecto a la privacidad y el acceso para publicar los registros médicos, por lo que es necesario mantenerlos en un archivo separado y en un archivador con acceso limitado. La ADA limita la divulgación de la información en estos registros a los supervisores, en la medida en que el empleado tenga limitaciones necesarias en sus funciones o estén en necesidad de alojamiento; los trabajadores de primeros auxilios en caso de atención médica de emergencia; y los funcionarios del gobierno y de seguros en circunstancias limitadas.

  4. 4

    Es importante que la información incorrecta en un archivo personal del empleado se corrija inmediatamente mediante la notificación por la empresa que la información es incorrecta.

  5. 5

    Los archivos personales de los empleados deben ser encerrados y estar disponibles sólo para personas que tienen una necesidad comercial legítima para tener acceso al archivo. Un gerente o supervisor de primera línea puede tener acceso con el fin de tomar decisiones sobre promociones y acciones disciplinarias. Si alguien sin una necesidad comercial legítima para acceder al archivo quiere verlo, necesitará una orden judicial válida. De lo contrario, los derechos de privacidad del empleado pueden ser violados.

  6. 6

    En general, la ley no te obliga a revelar a un empleado lo que está en su expediente personal sin la oportuna solicitud por parte del empleado. Sin embargo, probablemente es una práctica comercial mejor mantener a los empleados informados de lo que está en su expediente. De esta manera, no tendrás a un empleado marginal que se sorprenda cuando son disciplinados o despedidos. Las excepciones a esta regla general son las disposiciones de la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Ésta requiere que informes a los empleados o empleados potenciales, si estás tomando una acción adversa basándote en lo que está contenido en su informe de crédito.

  7. 7

    Separado de la cuestión de la notificación a los empleados de lo que está en su expediente personal está la cuestión del acceso. Muchos estados requieren que los empleadores le den a los empleados y a los ex-empleados, el acceso a su expediente personal. Es importante, para un profesional de recursos humanos profesional o dueño del negocio, que se familiarice con la legislación de su Estado en este sentido. Como regla general, sin embargo, el acceso por parte del empleado debe ser razonable y estar sujeto a que un miembro de la dirección esté presente para asegurar que no se tome ni se cambie nada. Algunas leyes estatales permiten que el empleado tenga copias, si lo hacen, haz que alguien de la compañía haga la copia. A menudo habrá límites de lo que el empleado puede ver en su archivo personal. Si hay elementos sensibles, como cartas de referencia, investigaciones criminales y otra información que pueda violar los derechos de privacidad de otra persona, se le puede negar el acceso al mismo. Es una buena idea mantener los elementos bajo una pestaña independiente en el expediente personal del empleado. Algunas leyes estatales pueden permitir que el empleado presente las alegaciones a las acciones disciplinarias o evaluaciones.

Consejos y advertencias

  • Guarda una copia de la ley estatal, si es que existe una en tu estado, sobre el acceso al archivo personal del empleado publicado o accesible, en el área donde estos archivos se guarden. Esto evitará posibles conflictos entre la gerencia y el empleado sobre lo que es o no aceptable.
  • Todos los empleados deben ser tratados de la misma manera cuando se trata del mantenimiento y el acceso de sus expedientes de personal. Cualquier desviación en la práctica puede someter a la compañía a un litigio.
  • Si tienes alguna duda sobre cómo mantener los archivos personales de los empleados, consulta con un abogado.

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