Cómo escribir un Procedimiento Operativo Estándar

Establece claramente el objetivo final de trabajo. Redacta instrucciones exactas que guíen cronológicamente las acciones que debe realizar el usuario hasta alcanzar el propósito asignado. Intenta evitar las ambigüedades y aplica un lenguaje metódico y sistemático a través de una descripción simple con términos que le sean familiares al operario para garantizar su efectiva compresión.

Define el área de alcance del procedimiento y establece claramente las dimensiones de responsabilidad que afectan a cada área, dejando en claro a quién se dirige y a quién no. Introduce un apartado de información adicional que aclare las posibles dudas acerca de los usos del procedimiento y pon allí todo aquello que creas necesario para mejorar el entendimiento del documento. Redacta y selecciona cuidadosamente tus palabras garantizando una gramática que permita la compresión total de cada idea.

Arma el procedimiento en calidad de borrador incluyendo una portada con un título que haga referencia al objetivo. Aplica un índice de contenidos que facilite y ordene la lectura y cuando esté listo imprímelo. Envíalo a los gerentes a cargo para su revisión y ten en cuenta que las correcciones siempre deben ser realizadas por personas que participen de los procesos involucrados ya que ellas conocen el funcionamiento y la dinámica cotidiana del trabajo y harán comentarios y revisiones pertinentes. Una vez aprobado, distribuye el procedimiento a las áreas involucradas y obtendrás mejoras en la calidad y efectividad del trabajo.