Importancia del control de documentos

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Un sistema de control de documentos ayuda a una mejor organización en la distribución de documentos y otros registros. Este sistema también permite la organización para establecer una metodología que permita crear con éxito y poner en practica las políticas y procedimientos.

Significado

Los documentos representan la mayor parte de la inteligencia de una organización. En consecuencia, las empresas deben desarrollar un enfoque disciplinado para que estos documentos no se pierdan o sean robados. De acuerdo al consultor David Baldwin, un sistema de control de documentos debe proporcionar "un medio para gestionar el desarrollo, aprobación, emisión, cambio, distribución, mantenimiento, uso, almacenamiento, seguridad, y eliminación de documentos".

Características

El sistema de control de documentos debe tener procedimientos de como crear, modificar y guardarlos. Cada uno debe contar con información como el nombre del documento, fecha de creación o fecha de revisión, número de revisión y el número individual y total de páginas. También es importante que el documento tenga la misma información de encabezado y pie de página en cada página para garantiza la coherencia.

Beneficios

El control de documentos centraliza y organiza documentos. Como resultado, los empleados pueden localizarlos rápidamente por autor o fecha.

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