Contexto

La medición de las transacciones comerciales y los números de contabilidad necesitan un contexto para que tenga sentido. Una lista de números no dirán mucho sin saber lo que estás viendo. Al revisar un informe de contabilidad lleno de números, mira en la parte superior de la página para averiguar lo que estás viendo. Por lo general, los informes contables tienen un título en la tapa con el nombre del informe para darte una idea de lo que significan los números. Podría tratarse de un informe de presupuesto o de un informe de antigüedad de cuentas por pagar. O podría ser un informe de la depreciación. Si no ves ningún título, pregunta al respecto.

Descripción

Los números contables rara vez se mostrarán por sí mismos en forma aleatoria. Por lo general, están en formato de columna con descripciones en línea, que se encuentran en el lado izquierdo del informe. Puedes encontrar el significado de los números contables mirando las etiquetas de descripción, tales como los nombres de las cuentas o los nombres de los proveedores o los nombres de los clientes. Las descripciones suelen qué cifras contables estás observando. Ten en cuenta que algunos números son un resumen de varios otros números. Presta atención a las descripciones de las columnas, si están disponibles. Por lo general, dan estructura a los números. Si ves una columna denominada "Administrativo", entonces los números de la columna se refieren al área administrativa de la empresa. Pueden ser dólares de gastos o el número de empleados en esa columna. Las descripciones de línea te dirán si estás observando los gastos o cualquier otra cosa.

Análisis

Las cifras contables se utilizan generalmente para el análisis y para responder a las preguntas. Si quieres saber cuántos son los gastos de alquiler que has dejado en tu presupuesto, necesitas mirar las cifras contables. Éstos te pueden dar información resumida acerca de qué cantidad de alquiler has gastado y cuánto te sobra. Si averiguas, puedes obtener los detalles que conforman los números de resumen. Muchos de los sistemas de contabilidad proporcionan esta función fácil de "desplazar hacia abajo" donde ves un número que te parezca extraño, haces clic en éste y ves de inmediato de dónde se obtiene ese número. Muchos de los programas de contabilidad más sofisticados permiten realizar consultas sencillas en ciertos elementos y números fácilmente y no es necesario que trabajes en el departamento de contabilidad para utilizarlos.

Toma de decisiones

La contabilidad cuantifica las operaciones resumiendo la información, dándole a la gente la posibilidad de ver una situación desde diferentes perspectivas. Una cosa es mirar los números de ventas para el año, pero cuando combinas eso con los gastos, puedes derivar muchos problemas, como si los gastos son demasiado altos para las ventas o si la nómina es inusualmente baja, puedes tomar ciertas decisiones sobre esas áreas. Los números de contabilidad ayudan a tomar decisiones sólidas basadas en datos reales y no sólo en una corazonada. Al observar las cifras contables podrás ver fácilmente las cuentas por cobrar viejas que deben ser recogidas, por ejemplo. Sin los datos de contabilidad, no pudieras saber quién debe qué y por cuánto tiempo. Estos números son prácticos y valiosos para cualquier negocio.

Consideraciones

Al mirar las cifras contables y los informes de contabilidad, ten en cuenta estas cuestiones:

1.) Las fechas y horarios en los informes son muy importantes. Necesitas saber si estás observando las cantidades del año hasta la fecha o las cifras mensuales.

2.) Ten en cuenta que las cifras contables pueden estar equivocadas. Si sabes que tu cargo por suministros se ejecutan en promedio por 200 dólares al mes y se ve como un gasto por 40 dólares en el mes, entonces hay una probabilidad de que haya un error.

3.) Las cifras contables reflejan cómo la empresa va, pero puede que no te de una imagen completa. La contabilidad no puede cuantificar la moral de los empleados o la reputación de la empresa. Por lo tanto, utiliza los números de la contabilidad como herramienta para manejar un negocio mejor y observa otro tipo de información también.