Organización y claridad

La estructura y el lenguaje de un informe formal le permite al autor presentar su información de forma sistemática, enfocarse en los puntos claves y proveer a su vez información secundaria y tangencial. El informe está dividido en secciones bien definidas, las cuales están organizadas de forma lógica. A través de esta presentación metódica de la información, el lector puede comprender rápidamente lo que el investigador desea expresar. Antes de redactar el informe, se motiva a los escritores a analizar a su audiencia (es decir, saber si los lectores serán técnicos, expertos, ejecutivos o una audiencia general/mixta). Un informe bien escrito, por lo tanto, contiene la menor cantidad de jerga técnica posible y se puede comprender en la primera lectura.

Objetividad y confiabilidad

Un informe formal también provee una presentación neutral e imparcial y, posiblemente, un análisis de la información. Cuando es necesario el análisis o la suposición, se debería proveer una base lógica clara y basada en hechos. Esto tiene que ver con la presentación de datos concretos: estadísticas, resultados experimentales, investigación bien documentada y otros fundamentos. Debido a que se omite la subjetividad, un informe formal puede ser utilizado como una referencia secundaria confiable o como literatura para estudios relacionados. Mientras que un informe informal puede leerse solamente como un suplemento, un informe formal puede ser citado en estudios sin que se cuestione su validez.

Precisión y verificabilidad

La precisión hace referencia a que un escritor afirme todos los hechos de forma clara y completa: provea dimensiones y unidades exactas cuando es necesario, defina términos técnicos y utilice un lenguaje concreto que no deje espacio para la ambigüedad. La verificabilidad, por otra parte, significa que la información se atribuya, de forma apropiada, a las fuentes correctas y que en la bibliografía no se omitan publicaciones, libros o artículos. Si bien consume tiempo, esto asegura que un informe formal sea confiable permitiendo que otro investigador pueda verificar si la información presentada es correcta al replicar el experimento o revisar las fuertes citadas.

Brevedad

Otra ventaja de un informe formal es que el lector reciba toda la información pertinente sin tener que leer diversos libros sobre el tema. El informe también contiene un resumen de la información de fondo necesaria para comprender el tema, así como todo el análisis, las conclusiones y las recomendaciones. A diferencia de los libros de texto (que pueden incluir detalles irrelevantes que contribuyen a la explicación y a la claridad), los informes formales expresan todo de forma simple y concisa. Operan bajo el principio de la economía: se utiliza la menor cantidad de palabras posibles para presentar la información deseada.