Un buen sistema para archivar los documentos del hogar

Escrito por michael monet | Traducido por pei pei
Un buen sistema para archivar los documentos del hogar

Revisa estas sugerencias, pues seguramente, lo último que quieres es tener un ejército de archiveros en tu casa.

Ryan McVay/Digital Vision/Getty Images

Muchos sistemas de archivo se basan en la utilización de cajones y armarios que pronto terminan saturados de papeles. El proceso de archivado de documentos en el trabajo es más simple, ya que cuentas con los suministros adecuados y el entorno está preparado para este tipo de tareas. En casa, por el contrario, puede que tengas que ponerte más creativo con el fin de lograr un sistema de organización que te funcione. Antes de comenzar a remover papeles, analiza en dónde deberían ir, cómo los agruparás y de qué manera es posible tenerlos a la mano a la hora de que los necesiten tú y los miembros de tu familia.

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Clasificación

Separa los documentos de cada miembro de la familia por grados de importancia. Coloca tus documentos personales junto con los que compartes con ellos. Determina qué documentos deben estar accesibles a todos los miembros de la familia. Después de determinar esto, prepara espacios para crear un archivo compartido y uno privado. Utiliza compartimentos con llave para guardar los documentos privados.

Suministros económicos

Echa mano de la gran variedad de suministros económicos que te pueden ayudar a organizar mejor todos tus papeles y documentos. Las carpetas de papel y plástico, las etiquetas adhesivas, los separadores y un marcador permanente te ahorrarán problemas y te permitirán evitar el desorden por medio de etiquetas que mantendrán bien organizadas tus gavetas. Una vez que hayas separado tus documentos por grado de importancia, colócalos en carpetas de papel o plástico que te permitan ubicarlos fácilmente. Usa por ejemplo, diversos colores y pega etiquetas, letras y números. Compra cajas plásticas individuales que se puedan apilar para organizar tus carpetas y colócalas en espacios pequeños que estén ocultos a la vista, como puede ser, dentro de un armario.

Accesibilidad

Una vez que tengas separados y etiquetados tus papeles, almacénalos en el área de la casa donde sean más necesarios. Por ejemplo, puedes guardar copias de tus facturas, formularios de impuestos y mensajes de correo electrónico en la habitación donde tienes la computadora. De este modo, cuando tengas que pagar una factura en línea, simplemente tendrás que abrir una carpeta al lado de tu escritorio, ahorrándote la necesidad de realizar una búsqueda frustrante alrededor de la casa. Guarda los documentos relacionados con tus hijos, tales como boletas de calificaciones y proyectos creativos, en sus respectivas habitaciones o en la sala de estudio. Guardas las recetas y los folletos instructivos de electrodomésticos en la cocina.

Actualización

El trabajo no termina cuando ya tienes un sistema eficiente. La gran cantidad de formularios, documentos y demás papeles que tengas "a la mano" pueden afectar la efectividad de tu sistema. En ese caso, piensa en que los documentos que son importantes hoy, quizá no lo serán tanto dentro de tres meses. Si no limpias y eliminas las cosas que se han vuelto irrelevantes, cada vez será más y más difícil encontrar un sitio para guardar nuevas documentos que si importan. Establece una fecha para hacer limpieza una vez al mes. Revisa todos los documentos de uno por uno y elimina las facturas que ya pagaste, los borradores de proyectos creativos que ya están en una etapa más avanzada y las boletas de calificaciones del año pasado. Decide de una vez si todo esto te puede servir de algún modo y desecha lo que ya no necesites. El hecho de revisar tus documentos de forma periódica asegurará que tus espacios se mantengan limpios y tu sistema siga siendo eficiente. No olvides hacer esto al menos una vez al mes para mantenerte al día.

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