Puede haber momentos en los que te pidan que tomes acta de la reunión en el lugar de trabajo. Desde luego te puede parecer una enorme responsabilidad, pero no es tan malo como parece. La persona que toma el acta de la reunión no tiene que escribir cada palabra dicha. Debes resumir cada tema de discusión, los puntos clave y cualquier elemento de acción. Puedes hacerlo en cualquier estilo que funcione mejor para ti. Asegúrate de resumir de una manera que te permitirá ampliar tus pensamientos al escribir el acta de la reunión para su distribución.
Instrucciones
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Escribe el nombre, la fecha y hora de la reunión antes de que comience. Si esto no es una reunión en curso con un nombre oficial, haz una lista de temas generales. Por ejemplo, si estás tomando acta de la reunión para la planificación de un nuevo servicio, su nombre podría ser "Nueva reunión de planificación de productos".
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Registra los nombres de los asistentes al comienzo de la reunión. Si hay asistentes desconocidos anota su título o su rol cuando se presenten. Esto sería como referencia si hubiera alguna pregunta más adelante en el desarrollo de la junta.
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Escribe los temas principales que se discuten. Usa viñetas y abreviaturas para registrar los detalles de la reunión. Si alguna pregunta se plantea escribe la pregunta y anota la solución.
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Haz una lista de todos los elementos de acción. Los puntos de acción son los temas que tendrá que seguir. Puedes hacer una lista en un área separada en la parte inferior de la página o utilizar un indicador que sea claro para escribir las actas después de la reunión. Por ejemplo, coloca una estrella al lado de cada elemento de acción a medida que escribes, así serás capaz de identificar cada punto al escribir el acta de la reunión.
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Escribe tu acta después de la reunión cuando la memoria de todos los temas está en su mejor momento. Distribuye la versión final del acta a todos los asistentes. En algunos casos, necesitarás la aprobación del jefe antes de su distribución; de ser así, asegúrate de presentar tu versión de las actas de las reuniones antes de su distribución.