Lista de deberes de una secretaria
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Las secretarias generalmente son responsables de manejar las tareas de oficina y administrativas, aunque algunos se especializan en determinados campos, como el derecho y la medicina. Las secretarias programan reuniones de empresa y citas y saludan a los clientes. Las secretarias generalmente deben ser competentes en mecanografía, archivo, y equipo y habilidades telefónicas. Ellas deben ser capaces de operar equipos de oficina, tales como una máquina de fax o copiadora. Una secretaria debe tener excelente servicio al cliente, capacidad de organización y de gestión del tiempo.
General
En general, las secretarias ayudan a coordinar las operaciones del día a día de una oficina. Se reúne con los proveedores, abre y ordena el correo, escribe cartas, hace los arreglos de viaje y establece salas de conferencias. Las secretarias deben ser capaces de crear hojas de cálculo y presentaciones y elaborar informes utilizando programas informáticos como Microsoft Word y Excel.
Algunas secretarias pueden tener que ser expertas en finanzas para manejar tareas como contabilidad y la contabilidad. Otros pueden ser obligadas a tener excelentes conocimientos de inglés para escribir y editar correspondencia e informes. Algunas secretarias trabajan para un administrador, mientras que otras manejen tareas secretariales de un departamento entero.
Legal
Las secretarias judiciales deben tener excelentes habilidades de investigación y conocimientos de terminología legal. Deben estar familiarizadas con el papeleo requerido para mociones y citaciones. Prepara los documentos y escritos jurídicos necesarios para las audiencias judiciales. Las secretarias judiciales suelen trabajar directamente bajo paralegales, pero también pueden manejar las responsabilidades de un asistente legal y una secretaria si están debidamente calificadas.
Médicas
Una secretaria médica reúne la historia clínica de los pacientes, se ocupa de los problemas de facturación y de seguros, y transcribe dictados médicos. Las secretarias médicas pueden trabajar en hospitales, pero se encuentran con más frecuencia en los consultorios médicos privados. Otras funciones de las secretarias médicas pueden incluir pedidos de inventario y material de oficina, y ayudar a los médicos a escribir informes médicos y ponencias en congresos médicos.
Misceláneas
Otros deberes generales de una secretaria es enviar los cheques de empleados, la asistencia a la gestión de proyectos, saludar a los visitantes y ayudarlos a completar los formularios, enviar material promocional a través del correo electrónico y después, mantener las cuentas financieras de la empresa y proporcionar información a los compañeros de trabajo y clientes.
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Sobre el autor
Roe Gillis is a writer, photographer and career specialist who has published articles covering business, travel, medical concerns, family and news. She has an associate degree in journalism from Pensacola State and a background in human resources.
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