Uso de la tecnología

Un aspecto principal del trabajo de una secretaria es organizar la información y dar esa información a otros empleados, clientes y ejecutivos. Si una secretaria toma notas de una reunión, debe usar la computadora para organizarlas e imprimir un memo o enviarlas por correo electrónico. Entender cómo utilizar el software de Word, las máquinas de fax, copiadoras y otros programas es esencial para que una secretaria haga bien su trabajo.

Aumenta la eficiencia de la oficina

Otro objetivo común de una secretaria es aumentar la eficiencia de una oficina mientras se disminuyen los costos, de acuerdo con preferredresumes.com. Esto requiere una cuidadosa toma de decisión y habilidad para controlar presupuestos. Imprimir memorándums para cada pequeña decisión, por ejemplo, mantiene a la oficina informada, pero aumenta el costo de papel, tinta y personal. Equilibrar las necesidades de la oficina con los costos es un deber diario para la mayoría de las secretarias.

Realizar múltiples tareas

Las secretarias deben poder hacer varias cosas al mismo tiempo. Por ejemplo, debe poder agendar reuniones que no se empalmen con otros eventos o reuniones. Deben organizar la información y los eventos de la oficina, mientras atienden llamadas o visitas de clientes y otros empleados.

Objetivos avanzados como entrenamiento de personal

Algunas secretarias, como las secretarias legales o de doctores, incluso pueden llevar a cabo y analizar información para que los abogados o doctores para quienes trabajan la utilicen, de acuerdo con preferredresumes.com. Las secretarias pueden realizar funciones que normalmente eran para los ejecutivos, incluida la revisión de citas en reportes (en especial aplica para las secretarias legales) y la búsqueda y edición de fuentes para otros documentos académicos (para las secretarias de investigación). De manera adicional, las secretarias ejecutivas pueden llevar a cabo sesiones de entrenamiento para empleados acerca de nuevas tecnologías o nuevos procedimientos de la oficina.