Maneja de la agenda

Una de las principales responsabilidades de una auxiliar administrativa es coordinar la agenda del jefe. Esto implica mantener un registro de cuándo estará fuera de la oficina, donde estará y cómo se lo puede localizar. La asistente concierta las reuniones, los itinerarios de viaje, los plazos e incluso los cumpleaños de los empelados. Si la empresa es una firma legal, deberá anotar cuándo su jefe debe asistir al tribunal; si es una empresa de servicios médicos, deberá saber cuándo estará en una cirugía.

Archiva los documentos de forma eficiente

Crear y mantener un sistema de archivo lógico -- tanto en papel como electrónico-- es la base del puesto de una asistente administrativa. El archivo de documentos es la piedra angular de la práctica de una empresa, y a menudo se trata de información confidencial.

Crea y modifica documentos

Aunque muchos ejecutivos son altamente competentes en cuanto a la tecnología, las auxiliares administrativas todavía manejan la mayoría de las propuestas, contratos y correspondencia. Esto requiere de habilidades de comunicación claras y familiaridad con el paquete de software del empleador.

Habilidades de comunicación verbal y escrita

Una auxiliar administrativa está constantemente en comunicación con otros empleados, su jefe y los clientes. Ya sea por teléfono, en persona o por correo electrónico, siempre deberá estar preparada para responder o hacer preguntas pertinentes para beneficio de la empresa.

Organización social

Al organizar una junta o reunión, es probable que se te solicite ordenar el almuerzo para tu jefe y los invitados o clientes. Muy a menudo necesitarás habilidades de planificación social y organizativas, tanto sea para una fiesta de la oficina o para un evento comunitario.

Responsabilidades del transporte

Las responsabilidades referentes al transporte incluyen viajes a la oficina de correos para llevar grandes cantidades de correspondencia, transporte de clientes, o incluso viajes a la tienda de suministros de oficina. En una pequeña empresa privada es común que la asistente administrativa también haga la contabilidad y las visitas regulares al banco.