Servicio de bienvenida

Una de las tareas más importantes es saludar a las personas que entran a la empresa diariamente. Las recepcionistas reciben a cada visitante con un saludo cordial, y averiguan el asunto por el que está allí. Si el visitante tiene una cita con el vicepresidente, la recepcionista debe llamarlo y hacerle saber que la cita está lista. Si el visitante necesita hacer una cita, entonces debe programarla a una hora funcional. La recepcionista debe asegurarse de que los visitantes estén cómodos mientras esperan. Los empleadores esperan llegar a tiempo a sus citas, y confían en su recepcionista para esta tarea.

Contesta el teléfono

Responder el teléfono es otra tarea necesaria de una recepcionista de oficina. Ellas cumplen la importante función de monitorear las llamadas y asegurarse de que las personas adecuadas se pongan en contacto con los empleados correctos. Deben ser más alegres por teléfono. Si la persona que llama solicita hablar con cierto empleado, deben transferir la llamada. Si la persona desea programar una cita, ellas pueden llevar a cabo dicha tarea, pero deben asegurarse de consultar con el empleador. Si la persona que llama simplemente necesita dejar un mensaje, entonces deben asegurarse de tener un bloc de notas o procesador de texto para anotarlo, o transferirlo a su correo de voz.

Horario

Gran parte del trabajo de una recepcionista es asegurarse de que se cumplan las citas. El horario depende de las necesidades y deseos de ambas partes. Si el jefe no puede manejar las citas consecutivas, entonces la recepcionista debe hacer espacio para ellas. Si el cliente necesita concertar una cita el miércoles de la siguiente semana y no este lunes, la recepcionista debe hacer los cambios necesarios. Es una regla general siempre confirmar con ambas partes al volver a programar la cita. También es una buena idea imprimir o enviar por correo el horario diario del empleador para que pueda cumplir con sus deberes.

Ordenar el correo

El correo, ya sean paquetes, cartas, paquetes express, o incluso correo electrónico, inundará la oficina. La recepcionista está a cargo de asegurarse de que cada pieza de correo se entregue de forma adecuada. Cada empleado debe tener compartimiento o buzón para recibir su correo. La responsabilidad de la recepcionista es averiguar el lugar en el que va cada paquete, y separarlo en consecuencia. Si es un paquete importante, debe marcarlo como tal.

Llevar los registros

Algunas oficinas médicas o dentales tienen registros de pacientes que deben llenarse después de cada visita. Otras oficinas ofrecen casas abiertas u otros eventos, y necesitan un registro de cuántos y quiénes la visitaron. Lo que sea que necesite la oficina, la recepcionista debe saber qué cosa debe registrar. Estos registros a menudo se guardan en software de hojas de cálculo, así que deben familiarizarse con programas como MS Excel.

Recados

Los recados a menudo recaen sobre la recepcionista. Por ejemplo, es posible que se les pida que ordenen el café para el jefe en la mañana, o que tengan que correr a la tienda de la esquina para recoger el almuerzo para todos. Probablemente necesiten sacar copias de documentos en una máquina copiadora durante el día. Los detalles del funcionamiento de la empresa frecuentemente recaen sobre ellas.