Papelería

Es una parte tradicional del entorno de oficina, y sigue siendo esencial en el siglo XXI. Incluye elementos tales como bolígrafos, reglas, engrapadoras, clips y otros equipos utilizados para tomar notas y realizar tareas básicas relacionadas con actividades tales como los conceptos de intercambio de ideas y mantenimiento de registros, por ejemplo. Los blocs de notas se utilizan comúnmente para registrar minutas en las reuniones, mientras las notas autoadheribles se utilizan para comunicar mensajes cortos eficazmente dentro de la oficina.

Computadoras

Las computadoras se usan en una gran cantidad de tareas basadas en la oficina. Los programas de procesador de texto se utilizan para escribir notas y actas y producir informes y comunicados, mientras que los programas de hojas de cálculo se utilizan en el mantenimiento de cuentas. Las computadoras permiten el acceso a Internet, que proporciona herramientas de comunicación internas y externas en forma de correo electrónico, así como inmensas capacidades de investigación. El tipo de computadora utilizada por una oficina puede variar dependiendo de lo requerido en el trabajo. Se necesitaría un equipo más actualizado para autoedición y paquetes de producción de gráficos, por ejemplo, mientras que los trabajadores de oficina pueden utilizar computadoras portátiles, especialmente si trabajan regularmente en movimiento.

Hardware basado en computadoras

Varias piezas de equipo de oficina que comúnmente se encuentran están diseñadas para usarse junto con los sistemas informáticos, y suelen estar conectados a ellos. Esto incluye a las impresoras, que permiten a los trabajadores de la oficina producir copias impresas de los documentos, como los informes y cuentas, y los escáneres. Los escáneres permiten a los profesionales reproducir documentos y gráficos en las computadoras en forma digital, por ejemplo, para su uso en una página web, y están disponibles en una variedad de resoluciones que ofrecen diferentes niveles de detalle. Los escáneres más caros, que tienen resoluciones de 3200 DPI (puntos por pulgada) y más, son adecuados para los diseñadores gráficos y profesionales en campos afines.

Manipulación de documentos

Otras máquinas útiles que generalmente se encuentran en las oficinas incluyen la fotocopiadora y la trituradora, que permite a los trabajadores realizar varias copias de un documento de referencia para compartir con los compañeros. La trituradora es cada vez más importante con el predominio de fraude de identidad. Las trituradoras son usadas para destruir los documentos que contienen información potencialmente importante acerca de las cuentas de un individuo o compañía, evitando que los aspirantes a defraudadores den uso a esta información.

Comunicaciones

Los profesionales necesitan comunicarse con las personas, tanto dentro como fuera de su empresa, por lo que en la mayoría de las oficinas se utiliza un sistema telefónico. Este sistema conectará a todos los trabajadores de la oficina y tendrá características incluidas, que permiten a una persona desviar una llamada a un colega, por ejemplo. Otras funciones de los sistemas de telefonía incluyen conferencias, que permiten a varios trabajadores participar en la misma conversación, y la capacidad de grabación de mensajes. Los profesionales también pueden utilizar los teléfonos celulares avanzados, como los dispositivos BlackBerry, mientras están lejos de su escritorio.