Servicio al cliente

Las recepcionistas tratan con la gente. Desde contestar el teléfono hasta discutir los problemas con los clientes, a menudo las recepcionistas son la primera persona con las que un cliente habla al comunicarse con la empresa. Una recepcionista debe tener habilidades excepcionales de servicio al cliente. Tonos negativos o servicio antipático nunca son apropiados. Habla con tu recepcionista para ver cómo puede llevar sus habilidades de servicio al cliente al siguiente nivel. Puedes sugerir que aprenda los nombres de los clientes frecuentes. Cuando un cliente frecuente llama a tu compañía o viene, la recepcionista hace que la persona se sienta cómoda al recordar quiénes son y por qué están llamando o visitando.

Organización

Recepcionistas exitosas tienen capacidad de organización superiores. Mantener documentación, números de teléfono y los documentos importantes organizados y de fácil acceso ayuda a mantener el negocio o empresa funcionando sin problemas. Observa cómo tu recepcionista organiza su espacio de trabajo, así como los documentos y los números relacionados con el trabajo. Puedes encontrar maneras de ayudar a tu organización al tomar una recepcionista de corte más fácil y más rápido sin poner en peligro la calidad del trabajo. Sugiere copias dobles de todos los documentos y números de teléfono, y mantener las copias de repuesto en archivadores separados.

Eficiencia

Cumplir con el trabajo en el momento oportuno es esencial en cualquier trabajo. Las recepcionistas deben ser capaces de realizar múltiples tareas y aún así cumplir con todas las tareas relacionadas con el trabajo en el tiempo asignado. Puedes preguntar cómo tu recepcionista manejó varias tareas a la vez. Dependiendo del tipo de ambiente de trabajo, llega con diferentes maneras de hacer a tu recepcionista más eficiente en su trabajo. Por ejemplo, programar una hora del día para la presentación de documentos, realización o hacer áreas y zonas de copia cerca de su área de trabajo son maneras de ayudar con eficacia.

Copiando y enviando correos

La recepcionista debe saber que hacer suficientes copias y enviar los documentos correctos a los clientes y otros debe hacerse correctamente y en el momento oportuno. Enviar papeles tarde o no hacer suficientes copias obstaculiza el negocio o empresa. Una recepcionista que toma notas y se mantiene en la parte superior de papeleo ayuda a copiar y enviar las tareas más simples. Asegúrate de que tu recepcionista tome notas claras y detalladas sobre qué fechas debe enviar cierta documentación y el número de copias que necesitas de tal documento.