Saludos y bienvenida

La secretaria saluda a los clientes, a los solicitantes de empleo y a otras visitas cuando llegan a la oficina. Si el visitante tiene una cita con algún empleado, la secretaria le da la bienvenida y anuncia su llegada al empleado correspondiente.

Ya que la secretaria es a menudo la primera impresión que las personas tienen de la empresa, debe mantener una apariencia y una conducta profesional en todo momento. El uso correcto de etiqueta y una actitud amigable son una parte importante del empleo. Un saludo de manos y contacto visual a la llegada de un visitante, le hace saber que su presencia es reconocida y apreciada. Cuando un visitante o cliente deja el edificio, la secretaria le agradece por haber llegado y lo acompaña a la salida si es necesario.

Comunicación y correspondencia

La comunicación por teléfono y escrita es vital para ayudar a la empresa a avanzar y construir un negocio. La secretaria oficinista juega un papel importante en el proceso de comunicación dentro de la oficina y de la empresa. Ella toma llamadas, las transfiere a la persona adecuada o toma mensajes, hace llamadas telefónicas a los clientes y provee información o direcciones a los que solicitan ayuda.

Además de la comunicación por teléfono, la secretaria oficinista también se involucra en la correspondencia escrita y por correo electrónico. Los ejecutivos y gerentes pueden pedirle a la secretaria que escriba cartas o que responda las consultas de los clientes. Ya sea que la comunicación se dé por teléfono, a través de cartas o por correo electrónico, la secretaria debe comunicarse siempre de una manera profesional, manteniendo la reputación que la empresa ha construido con trabajo.

Mantenimiento de registros

Una oficina ocupada requiere actualización constante de los registros y los datos. Si la compañía esta involucrada en la venta de productos o servicios, los registros de ventas, el inventario y las peticiones de los clientes necesitan ser actualizadas a diario. La secretaria oficinista introduce los pagos hechos por los clientes y quizá también asiste al departamento de contabilidad con los registros actualizados de los pagos enviados a los proveedores.

Además de los registros relacionados con las ventas, la secretaria también mantiene un registro de las juntas por medio de minutas. Mantener un registro provee a la compañía una historia de lo que ha ocurrido y puede ser vital para el progreso de la empresa. Las secretarias oficinistas pasan muchas horas actualizando y manteniendo los registros escritos y a computadora.