Step 1

Haz una lista de los restaurantes y tiendas de alimentación que hay en la zona donde vives. Incluye en ella datos de contacto, como direcciones y números de teléfono.

Step 2

Prepara un texto para leerlo cuando llames a los restaurantes y las tiendas. El propósito de la llamada telefónica inicial será el de recopilar información: quién es el encargado de las relaciones comunitarias y si la empresa ofrece donaciones de alimentos. Comienza tu texto haciendo una presentación de ti mismo, de la institución y del evento. Explica que estás buscando donaciones de alimentos para tu organización o para el acontecimiento que va a tener lugar y que te gustaría hablar con el encargado de las relaciones con la comunidad de la empresa. Termina tu texto pidiendo una donación y recopilando información sobre el contacto adecuado.

Step 3

Haz una llamada a cada uno de los restaurantes y supermercados. Continúa tu discurso como mejor puedas, pero muéstrate afable y espontáneo en todo momento. Será una buena manera de entablar una relación con el contacto adecuado desde el primer momento. Lo más probable es que te pidan una carta de solicitud. Hazles saber que les enviarás una. Si tienes que dejar un mensaje, ofréceles un resumen, que dure de 30 segundos a un minuto, en el expliques cuál es tu organización, en qué consiste el evento y qué deseas obtener; deja también un número de teléfono y pídeles que te devuelvan la llamada.

Step 4

Escribe una carta de una página a cada tienda y restaurante; en ella debes explicar los objetivos tanto de tu organización como del evento que se va a celebrar. Esta carta será como una solicitud oficial realizada por escrito al posible donante. Dirígete en concreto al contacto adecuado e incluye el estatus de organización sin ánimo de lucro y tu número de identificación tributaria federal. Menciona si la comida será empleada para alimentar a invitados, a voluntarios o a ambos y especifica qué tipo de alimentos necesitas. Comunica a tu contacto que lo llamarás en un par de días para hacer un seguimiento del asunto. No olvides incluir en la carta tu nombre y un número de contacto.

Step 5

Entrega o envía por correo las cartas y prepara luego un texto de seguimiento, que leerás cuando llames a tus contactos para saber si las han recibido. Diles que les has enviado un escrito de solicitud hace unos días y que llamas para saber si lo han recibido. Repite una vez más tu petición preguntando a la persona de contacto si su empresa está dispuesta a donar artículos de alimentación o bebidas. Si te contesta que sí, hazle saber que le enviarás un recibo por su generoso aporte.