Cómo crear una carta de recibo para las personas que donan dinero

Escrito por lisa s. kramer | Traducido por enrique pereira vivas
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Cómo crear una carta de recibo para las personas que donan dinero
Las cartas de recibo amables fomentan la buena voluntad y las relaciones duraderas entre una organización y sus donantes. (BananaStock/BananaStock/Getty Images)

Una organización debería reconocer todas las donaciones con una nota de agradecimiento o una carta de recibo. Las cartas de agradecimiento no sólo son corteses, sino también una forma de aumentar la probabilidad de que hayan donaciones posteriores, de fomentar la lealtad de los donantes y establecer la base para relaciones duraderas de donantes.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Necesitarás

  • Estacionario de la organización
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Instrucciones

    Preparación de la nota de agradecimiento o carta de recibo

  1. 1

    Determina si una carta de recibo o una nota de agradecimiento informal es apropiada. Una organización exenta de impuestos siempre debe enviar cartas formales de recibo a los donantes. Las organizaciones sin el estatus de exención de impuestos suelen utilizar cartas formales de recibos de donaciones monetarias, y notas de agradecimiento informales para reconocer pequeños regalos y servicios.

  2. 2

    Redacta una nota escrita a mano en el estacionario de la organización para las cartas de agradecimiento informales. Reconoce la donación, alaba la decisión del donante de donar y haz hincapié en el impacto positivo que su donación o servicio tendrá en la organización.

  3. 3

    Escribe una carta formal de recibo, que incluya los siguientes elementos en orden desde la parte superior a la parte inferior: línea de datos, el nombre del donante y la dirección, saludo, cuerpo de la carta, el cierre, el espacio para la firma del remitente y el nombre del remitente. Alinea a la izquierda todos los elementos. Coloca la línea de datos desde dos hasta seis líneas en blanco debajo de la cabecera, en función de la longitud de la letra. Inserta una línea en blanco entre los demás elementos.

  4. 4

    Resalta el impacto positivo que la donación tendrá en la organización e incluye ejemplos concretos que muestren cómo la organización va a utilizar la donación. Infórmale al donante de los éxitos recientes de la organización y las metas futuras de recaudación de fondos y las oportunidades.

  5. 5

    Incluye un párrafo adicional en las cartas de recibo de las organizaciones exentas de impuestos que indique el estado de la organización como una organización 501(c)(3) exenta de impuestos. Este apartado informa al donante que puede usar la carta como comprobante si decide reclamar una deducción de impuestos por su donación.

  6. 6

    Imprime la carta con el membrete de la organización y firma el espacio entre el cierre y el nombre del remitente mecanografiado. Envía la carta a los donantes en un sobre de la organización.

Consejos y advertencias

  • Esfuérzate en enviar por correo la nota de agradecimiento o una carta de recibo al donante dentro de las 48 horas tras recibir la donación. El sistema de correspondencia muestra la profesionalidad de la organización y permite que el donante sepa que su donación no se perdió en la confusión.
  • Sé prudente al solicitar una donación adicional en una nota de agradecimiento o una carta de recibo. Un donante que acaba de hacer una importante donación a la organización puede interpretar la solicitud como falta de tacto y en consecuencia suspender su relación con la organización.

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