Cómo escribir una carta sobre un proyecto

Escrito por karen s. johnson | Traducido por laura de alba
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Cómo escribir una carta sobre un proyecto
Escribe una carta sobre un proyecto de forma personal. (escribir image by drakis from Fotolia.com)

Sin importar por qué necesitas escribir una carta sobre un proyecto (por ejemplo, quieres pedir clarificación o extensión de la fecha límite o expresar tus preocupaciones sobre el proyecto) debes transmitir tus pensamientos de forma sucinta y concisa. Esta carta es una herramienta para obtener la información necesaria para realizar la función de tu trabajo, lo que puede afectar tu carrera, o para transmitir información que pueda afectar la reputación de la compañía o su margen de beneficio. Sé breve, pero completo. Escribir una carta de queja, por ejemplo, requiere que se establezcan únicamente los datos, omitiendo tus sentimientos personales. La carta debe ser profesional tanto en tenor como en formato.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Organiza tus pensamientos escribiendo un bosquejo. El primer párrafo debe ser la introducción en la que debes establecer claramente tus intenciones. Si tu identidad no es obvia para quien recibe la carta, debes utilizar este párrafo para introducirte y hablar de tu papel en el proyecto; por ejemplo, puedes decir: "Mi nombre es Alicia Black, y soy la asistente del gerente del proyecto en el Proyecto Acme en la Oficina Phoenix. Me preocupa la próxima inspección de seguridad". El cuerpo de la carta debe contener no más de dos o tres puntos principales relacionados con el propósito, además de los datos de apoyo. La conclusión es lo que espera lograr.

  2. 2

    Escribe tu carta. Comienza con la fecha; debajo de ella, inserta la dirección de quién recibe. Añade una línea de asunto después de la dirección. Asegúrate de que esté claro, tal como: "En referencia a: Proyecto Acme en la Oficina Phoenix". Debajo de la línea de asunto, escribirás el saludo, utilizando el nombre que se encuentra en la dirección. A menos de que conozcas bien a quien recibirá la carta, no utilices el primer nombre. Puedes utilizar una coma o un punto y coma después del saludo. Después, escribe la carta basándote en tu bosquejo. Después de la conclusión, proveer tu información de contacto y después utiliza un cierre formal, como: "Gracias" o "Sinceramente". Utiliza la misma puntuación para el cierre como lo hiciste en el saludo. Deja tres o cuatro líneas y escribe tu nombre. La firma a mano debe ir entre el cierre y el nombre.

    Cómo escribir una carta sobre un proyecto
    Escribe tu carta como una carta de negocios formal, utilizando tu bosquejo como guía. (Jupiterimages/liquidlibrary/Getty Images)
  3. 3

    Escribe descripciones de los documentos adjuntos. Si vas a adjuntar documentos que apoyen tu carta, indícalo debajo de tu firma. Utiliza un formato como: "Documentos adjuntos: reporte de inspección con fecha de 5 de mayo de 2010". También, debes estar seguro de indicar en el cuerpo de la carta que incluye estos documentos.

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    Escribe quién va a recibir una copia de la carta, si aplica. Esto se anota con "cc" después de los dos puntos. También debes hacer referencia aquí si la persona a quien se le enviará la copia también tendrá los documentos adjuntos. Por ejemplo: "cc: Sr. Luis Black, VP de Quality Control, Oficina Dallas -- con documentos adjuntos". Si múltiples personas van a obtener una copia, coloca todos los nombres adicionales, uno debajo del otro, en líneas separadas.

  5. 5

    Haz al menos una fotocopia de tu carta para tu archivo, incluyendo los documentos adjuntos. Incluso aunque conserves una copia en la computadora o en un disco duro aparte, querrás una copia física (por ejemplo, una copia en papel) después de haberla firmado. Haz suficientes fotocopias para aquellos a quienes les enviarás una copia, y envía por correo la carta original a quien la debe recibir.

    Cómo escribir una carta sobre un proyecto
    Haz al menos una copia de papel para ti. (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

Consejos y advertencias

  • Si no conoces el nombre del individuo que debe recibir la carta, utiliza un saludo genérico, por ejemplo: "A quien corresponda" o "Damas y caballeros".

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