Rol de un archivista en un bufete de abogados

Escrito por joseph nicholson | Traducido por maria della cella figueredo
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Rol de un archivista en un bufete de abogados
Las tareas de un archivista. (businessman image by forca from Fotolia.com)

Para que la información de un archivo sea útil, debe estar actualizada, ser correcta y debe ser de acceso rápido. Ésto es realmente importante en un bufete de abogados, ya que gran parte del trabajo de un abogado depende de qué es lo que hay en el archivo. Aunque el archivista no tenga un título de derecho, por lo general tiene algo de experiencia en el ambiente legal, excelente atención al detalle , profesionalismo en varias apliaciones de software y fuertes habilidades interpersonales.

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Función

El propósito real de un archivista es permitirle a los abogados que se enfoquen en los aspectos de práctica legal que sólo ellos pueden llevar acabo, liberándolos de las tareas de oficina tediosas asociadas con el mantenimiento del archivo. Incluso en un bufete pequeño, la cantidad de papeles que debe ser procesado a diario puede ser grande. Es un bufete de abogados grande, poder garantizar diversos individuos dedicados a estas tareas es suficiente. La mayoría de los archivistas trabajan tiempo completo por un salario por hora que aumenta un poco con la experiencia, lo cual es conveniente para un recién graduado de una escuela técnica que busca experiencia, pero que está limitado debido a su elección educativa.

Mantenimiento del archivo

Varios tipos de papeleo van y forman parte de un archivo. Además de los alegatos legales, los documentos presentados ante un tribunal por ambas partes, existen solicitudes de exhibición, las cuales son comunicaciones entre las dos partes de una demanda, dirigida a la divulgación de todos los hechos relevantes de un caso. Ya que la exhibición depende mucho del tiempo, es importante que el archivo refleje el estado actual de los resultados de la exhibición. Además, se debe incluir cualquier correspondencia que se reciba de parte del cliente, tribunal o abogado de la otra parte, cualquier memorando de los abogados, cualquier referencia multimedia relevante y la información de contacto para todas las partes.

Tareas

Los archivistas a menudo deben localizar los documentos que pertenecen al archivo además de verificar que estén archivados correctamente. Ésto puede implicar ordenar el correo diario, conseguir documentos de los abogados o departamentos y asegurarse de que los documentos prestados sean devueltos. Los archivistas también son responsables de asegurarse que los archivos estén ubicados en el lugar apropiado en el sistema de archivo del bufete y buscar los archivos en caso de ser solicitados. Localizar un archivo perdido también es responsabilidad del archivista.

Archivo electrónico

El archivo electrónico obligatorio en algunos distritos y el bajo presupuesto han impulsado al mantenimiento electrónico en lugar del tangible. La continuación de esta tendencia terminará afectando al rol del archivista, quien a menudo necesita habilidades para manejar diferentes plataformas de software para poder realizar el trabajo de forma efectiva. También hizo que fuera necesario escanear los documentos cuando se requiera y efectuar la transición del archivo del papel al electrónico. La recuperación del archivo electrónico puede involucrar el uso de un sistema de codificación numérico complicado y dispositivos, como por ejemplo computadores y lectores microforma.

Otros empleados

Debe quedar claro que el trabajo de un archivista en un bufete de abogados no es simplemente estar sentado en un escritorio. Por lo contrario, existe un montón de movimiento e interacción con otro personal requerido para mantener los archivos del bufete. Además de estas tareas, es común que se le pida a un archivista realizar tareas de oficina básicas, como escribir una carta, preparar el envío de un sobre, envío de faxes o hacer fotocopias. Especialmente en los bufetes más chicos, las funciones del archivista y la secretaria se pueden superponer.

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