Los padres, jugadores y entrenadores están ansiosos por comenzar la temporada, pero una reunión de t-ball de padres antes de la primera práctica te proporciona una manera de establecer la comunicación del equipo. La reunión debería cubrir una variedad de temas relacionados con el equipo, desde la seguridad y las normas de conducta de los padres y los aperitivos del equipo. Una reunión bien organizada te permite compartir toda la información necesaria de manera eficiente al abordar las preocupaciones y preguntas de los padres. Con un poco de planificación, puedes crear un sentido de comunidad y llegar a todos los padres al mismo tiempo cuando tratas tus expectativas.

Establece el propósito y los objetivos de la reunión para utilizar como guía para planificar el contenido de la reunión. Decide lo que quieres que los padres aprendan o hagan en la reunión. Los ejemplos más comunes incluyen la comprensión de las reglas del t-ball, la distribución del horario de práctica y juego, compartiendo tus expectativas, discutiendo lo positivo del deporte y hacer que los padres se involucren en cosas como llevar bocadillos u organizar las actividades del equipo fuera de los juegos. Otros posibles temas incluyen la seguridad, el tiempo de juego y su filosofía y experiencia como entrenador.

Escribe una agenda para la reunión que desglose la cantidad de tiempo que le vas a dar a cada tema. Los padres probablemente deseen centrarse en cómo son los juegos y las prácticas de t-ball y que equipo necesitan para sus hijos. Consulta los objetivos de la reunión con una guía para la creación de la agenda. Construye en el acto preguntas que sean probables que recibas de los padres del equipo. Si eres entrenador de niños pequeños, los padres pueden tener más preguntas acerca del t-ball, ya que es su primera experiencia con el deporte.

Imprime folletos que cubran la información compartida en la reunión. Si los padres no tienen que preocuparse de tomar notas, se pueden enfocar más en lo que les estás diciendo. Incluso las reglas del t-ball, calendario, tu información de contacto y cualquier información relevante que planees compartir en la reunión.

Crea hojas de inscripción para las actividades que deseas que los padres hagan, como ofrecer bebidas y aperitivos para el equipo. Ten las hojas de inscripción a mano en una libreta con una pluma para que los padres puedan llenar fácilmente en la reunión.

Ponte en contacto con los padres por lo menos en dos formas diferentes para ser avisados de la reunión. Una llamada de teléfono te permite hablar directamente a los padres y responder a preguntas de inmediato. También sabrás si los padres en realidad recibieron el mensaje. Preséntate como el entrenador de pelota antes de compartir los detalles de la reunión. Explica cómo la reunión ayudará a los padres a preparar a sus jóvenes jugadores para la temporada de pelota. Un mensaje de correo electrónico de seguimiento te permite el detalle de toda la información sobre las reuniones para que los padres tengan una referencia. Deja que los padres sepan lo que deben traer a la reunión. También puedes adjuntar los folletos de t-ball al correo electrónico para que los padres tengan una idea de qué esperar.

Llega al lugar de la reunión temprano para ordenar todos los materiales. Coloca las hojas de inscripción que tengas en un lugar donde los padres puedan encontrar fácilmente. Organiza los folletos de t-ball para una fácil distribución. Muestra los equipos de pelota que los niños usarán, como el tee, los bates y los cascos de bateo. Si las familias tienen que comprar su propio equipo, como grapas o guantes, crea una pantalla con este equipo. Por ejemplo, si la liga requiere un cierto tipo de sistemas de fijación para mantener a los niños seguros, un par de ejemplos mostrarán a los padres lo que deben buscar al comprar los zapatos.

Comienza la reunión a tiempo. Comienza por presentarte a ti mismo, incluyendo tu experiencia en entrenamientos con pelota. Comparte lo que esperas lograr en la reunión, incluida la información específica de t-ball con la que trabajarás. Permanece en pista con tu agenda tanto como sea posible, lo que te permite flexibilidad para las preguntas inesperadas o puntos de discusión.

Concluye la reunión a tiempo para que los padres sean capaces de volver con sus niños. Dale a los padres la opción de pasar el rato después de la reunión a fin de inscribirse para diversas responsabilidades de t-ball del equipo o preguntas acerca del juego que no se abordaron en la reunión. Estáte preparado para responder preguntas acerca de los equipos y los trámites necesarios para el juego de t-ball.