Cómo escribir un memorando formal con documentos adjuntos e iniciales
Memo image by firelover123 from Fotolia.com
Escribir un memorando formal es una manera efectiva de comunicarse en una empresa. Escribe el memorando con una voz autoritaria que pretenda informar en vez de intimidar al lector. La información suplementaria incluida se conoce como documento agregado y los documentos adjuntos son normalmente incluidos en las cartas. Un memorando formal incluye secciones específicas y las iniciales de ambos, el escritor y el asistente, al final. A pesar de que la mayoría son de una página o menos, recuerda incluir un párrafo resumiendo al final si llega a ser más largo de este estándar.
Step 1
Crea un encabezado para el memorando, el cual incluya las secciones "Para", "De" y "Asunto". Decide quien necesita recibir una copia del memorando. Si incluyes documentos adjuntos, decide quién los necesita y quién sólo necesita la copia para que así sean conscientes de la información y de que hay documentos adjuntos que han sido distribuidos (por ejemplo, un encargado puede haber creado el archivo adjunto y no necesariamente necesita una copia). Incluye el nombre de todos los que reciben el memorando en la sección "Para" del encabezado. La gente a la que quieres que tenga una copia va en la parte "CC" al final del mismo. También puede haber gente a la que quieras informar de forma privada. Estos recibidores estarán "copiados en ciego". Se les dará una copia, pero no serán listados públicamente en las secciones "Para" o "CC".
Step 2
Escribe el desarrollo del memorando de manera clara y concisa. Usa un lenguaje directo y formal, pero evita sonar intimidatorio o despectivo. Los memorandos más largos deben incluir títulos en los párrafos para facilitar la lectura.
Step 3
Termina el memorando. En la conclusión del desarrollo, deberan aparecer las iniciales del autor, junto con las iniciales del asistente, después de una barra "XX/yy". Las iniciales del autor van en mayúscula y las del asistente en minúscula. Bajo esto, da dos espacios más abajo, debe figurar la palabra "Adjuntos (x)" con el número de cuantos están incluidos entre paréntesis, si hay más de uno. Luego, lista la gente que quieres que reciba una copia, o "CC". Debe estar en formato de lista. La gente que está copiada en ciego deben aparecer escritos a mano en sus copias. Asegúrate de incluir "bcc" para que así sepan que figuran como anónimos. El autor del memo debe poner las iniciales de su nombre en la sección "De" del encabezado antes de distribuirlo.
Más artículos
Referencias
Consejos
- Mantén una o dos copias extra del memorando en un archivo con los documentos adjuntos, por si acaso alguien más necesita ser añadido a la lista de distribución.
- Lee el memorando para evitar errores tipográficos que los revisores ortográficos puedan pasar (para/paar).
- La mayoría del software de los procesadores de word incluyen una plantilla de memo si tu empresa no ha especificado uno para usar.
Advertencias
- Asegúrate de que incluyes a todos los recibidores en la sección "Para" del memo.
- Los memos deberán ser usados solamente en comunicaciones internas de la empresa. La comunicación con los vendedores o clientes debe ser escrita en formato de carta.
Sobre el autor
Barbara Gulin has been a freelance writer and editor since 2008. She has helped write curriculum for Asian elementary students to learn Engish and has written extensive content for Themomsresource.com. Gulin studied electrical and computer engineering at the University of Missouri, Kansas City. She is also a licensed life and health insurance agent.
Créditos fotográficos
Memo image by firelover123 from Fotolia.com
