Cómo archivar alfabéticamente

Escrito por alexis lawrence | Traducido por nicolás altomonte
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Cómo archivar alfabéticamente
Archivar alfabéticamente simplifica las búsquedas de papeles de trabajo cuando son requeridos. (Thinkstock/Comstock/Getty Images)

Aunque algunas compañías pueden crear ficheros numéricos para mantener sus cosas organizadas en la oficina, cuando se trata de archivar, muchas organizaciones siguen confiando en el orden alfabético. El archivo alfabético es tan simple como saber el abecedario, aunque todavía puede ser un gran trabajo si tienes cientos o miles de elementos en un archivo. Tener un método para ir paso a paso puede acelerar el proceso de archivado y te permite archivar con eficacia y eficiencia en orden alfabético.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Verifica cada carpeta que quieras archivar para asegurarte de que está etiquetada correctamente antes de comenzar a archivar. Si encuentras una etiqueta incorrecta, haz una nueva etiqueta para reemplazar la vieja.

  2. 2

    Elige los marcadores con los que planeas organizar los documentos por orden alfabético. Cuando se trabaja con nombres, los documentos son generalmente presentadas en orden alfabético por el apellido y luego el nombre, en caso de que dos personas compartan el mismo apellido. Si las carpetas de presentación o documentos con los que tienes que trabajar tienen puntos de referencia o edificios en múltiples estados, puedes optar por archivar primero por estado y luego por el nombre del edificio. Cualesquiera sean los marcadores que elijas, deberás ser consistente en el futuro para cada documento.

  3. 3

    Divide los documentos en pilas desde la primer letra del primer marcador que elijas, como el apellido o estado. Crea pilas separadas para cada letra del abecedario y mantiene las pilas en orden alfabético para hacer que el proceso sea fácil cuando finalmente comiences a archivar.

  4. 4

    Alfabetiza cada una de las pilas que creaste. Una vez que tengas todos los apellidos o estados que comienzan con "A" en una pila, por ejemplo, clasifica esos documentos en orden alfabético, como Alabama, Alaska, Arizona o Adams, Allen, Arnett.

  5. 5

    Clasifica los documentos en la pila de nueva si tienes multiples documentos con el mismo primer marcador. Si tienes cinco personas de apellido Adams, por ejemplo, tendrás que clasificarlos en las carpetas por su nombre, como “Adams, Anthony,” “Adams, Bonnie,” “Adams, Chad,” “Adams, Derek” y “Adams, Emily.” Continúa con este patrón de clasificación con toda la pila.

  6. 6

    Coloca la primera pila de carpetas, una vez que las tengas ordenadas por orden alfabético, en el archivador o caja en la que deseas almacenar los documentos. Una vez que tengas la primera pila de carpetas "A" presentadas, repite el proceso de ordenamiento de los documentos por cada letra del alfabeto en orden alfabético, comenzando por la pila de "B". Coloca los documentos "B" ordenados directamente detrás de los documentos "A" en el gabinete o caja, y continua con todo el alfabeto hasta que se hayan archivado todas las carpetas o documentos.

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