Cómo escribir un acta de reunión

Escrito por saoirse scully | Traducido por felipe builes
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Cómo escribir un acta de reunión
Redactar una minuta de reunión es bastante sencillo. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)

Preparar y escribir buenas minutas de reunión son habilidades que cualquier persona puede adquirir con un poco de preparación y atención a los detalles. Un registro imparcial y correcto de las reuniones es un requisito legal para muchas empresas. Si escribes minutas para una empresa, organización política, social o voluntaria, el acta se convertirá en una parte permanente de la historia de la organización. En muchos casos, las actas se conservan durante años, décadas y, a veces, siglos.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Necesitarás

  • Orden del día
  • Lista de asistentes
  • Grabadora
  • Cuaderno

Lista completaMinimizar

Instrucciones

  1. 1

    Llega a la reunión con el orden del día, la lista de asistentes y el equipo necesario para registrar lo que suceda. Elige un asiento cerca del coordinador de la reunión. Sentarte en ese lugar te permitirá oír mejor y pedir aclaraciones fácilmente.

    Pregunta si puedes usar una grabadora para registrar el audio de la reunión. Si tomarás notas en una computadora, comprueba que funcione correctamente y ten a mano un cuaderno y bolígrafo para utilizar como respaldo en caso de que el equipo falle.

  2. 2

    Anota la fecha y hora de la convocatoria. Registra lo más importante de los informes que presenten los agentes y las comisiones. Por lo general, los informes completos se adjuntan a las actas de la reunión. Registra los puntos que se van tratando. Incluye quién presentó cada moción, quién la apoyó y si la moción fue aprobada o no. Si un tema figura en el orden del día, pero se lo aplaza para más adelante, anota quién presentó la moción para posponerlo y quién la apoyó. Registra los anuncios y las fechas de las reuniones de seguimiento.

  3. 3

    Encuentra o crea una plantilla de acta de reunión. Tu organización puede tener un modelo o formato para sus actas o minutas. Si no es así, puedes utilizar una de las muchas plantillas disponibles en Internet o crearla tu mismo. La plantilla tiene un encabezado, línea de cuerpo y firma. El título incluye el nombre de la organización, la fecha, hora y lugar de la reunión.

    Usa la agenda del encuentro como guía al momento de crear tu plantilla. Incluye los siguientes artículos en esta parte: estadísticas de asistencia, aprobación de las actas de la última reunión, informes de las comisiones o agentes de la empresa, nuevos negocios, anuncios y tiempos de aplazamiento.

    Asegúrate de que la plantilla incluya las líneas para que firmen el secretario y la autoridad que aprueba el informe, además de dejar espacio para la fecha.

    Cómo escribir un acta de reunión
    Usa el orden del día como guía para acelerar el proceso. (Jupiterimages/BananaStock/Getty Images)
  4. 4

    Prepara tu minuta con la plantilla. Elimina el exceso de detalles. Registra lo que se decidió, quién llevará a cabo la acción, cuál es el plazo y cómo la organización se enterará de que la acción se completó. Después de realizar el primer borrador, revisa la transcripción de audio de la reunión para asegurarte de que has capturado todo lo necesario. A continuación, edita el informe.

    Las actas son un registro de las acciones que la organización adopta. No es un registro de todo lo que se dice, o sea una transcripción. Sé orofesional. No incluyas tu opinión, juicio o interpretación. Frases como "intenso debate" y "excelente comentario" no tienen cabida en las actas de reuniones profesionales. Nunca incluyas las mociones que fueron retiradas.

    Adjunta los informes de los miembros o las comisiones a las minutas completas. Haz el número de copias requerido. Si es posible, distribuye las minutas de la reunión antes del próximo encuentro para que puedas agregar o corregir algo rápidamente.

Consejos y advertencias

  • En tu lista, marca a los asistentes a medida que llegan a la reunión.
  • Registra los logros y las preocupaciones.
  • Verifica que los nombres estén escritos correctamente.
  • Guarda una copia de seguridad del acta.
  • No tengas miedo de pedir una aclaración.

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