Estructuras para prevenir el conflicto de intereses

Escrito por priti ramjee | Traducido por maría florencia lavorato
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Estructuras para prevenir el conflicto de intereses
Evita los conflictos de intereses con estructuras de gestión. (Comstock Images/Comstock/Getty Images)

El sitio Web Business Ethics define conflicto de intereses como "una situación en la cual una persona tiene un interés privado o personal suficiente como para aparentar influir en el ejercicio objetivo de sus deberes oficiales como, por ejemplo, un funcionario público, un empleado o un profesional". El conflicto de intereses se puede prevenir con una estructura de base de datos computarizada, una estructura para la gestión de bases de datos y las verificaciones de conflictos, y una estructura para rechazar a un cliente.

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Estructura de base de datos

Una base de datos informatizada examina a los clientes potenciales por conflictos de intereses con la confidencialidad o la lealtad. Una vez estructurada, el ingreso y la gestión de los datos se simplifica y los errores de usuario son mínimos. Para desarrollar un sistema de verificación de conflicto para un bufete de abogados, por ejemplo, The Law Society of Upper Canada recomienda los siguientes campos: fecha de apertura, fecha de cierre, nombre de la materia, número de expediente, nombre del cliente, abogado, descripción de la materia, nombres de los conflictos, número de expediente cerrado, fecha de destrucción".

Estructura de gestión

Una vez que la base de datos está funcionando, CBA Practicelink recomienda estructurar un sistema para asignar a una persona para administrar la comprobación de conflictos sobre la base de datos. El personal asignado tiene la responsabilidad de verificar el nombre del cliente potencial con los nombres en la base de datos y registrarlo en un formulario. El sistema estructurado debe llevarse a cabo cuando un cliente potencial primero se pone en contacto con tu oficina, después de la primera consulta y antes de abrir un expediente.

Estructura de no-representación

Implementa una estructura para rechazar a un cliente para evitar conflictos de intereses. Envía una carta de no-representación que confirme que no lo estás representando. La carta debe animarle a buscar otro tipo de representación y establecer que no has recibido ninguna información confidencial acerca de él. Una carta de no-representación evitará una situación de conflicto en la cual un cliente conectado presente una queja ante la creencia de falta de protección de sus intereses.

Estructura manual

Si bien la mayoría de las oficinas y despachos de abogados utilizan una estructura informatizada para evitar conflictos de intereses, algunas pequeñas empresas aún tienen una estructura manual. La estructura manual consiste en un conjunto de fichas alfabetizadas para rastrear los nombres de personas y entidades. El nombre del cliente aparece en la parte superior y una lista de los nombres de los conflictos con los nombres de las partes relacionadas, aparece debajo. Según CBA Practicelink, los días de comprobación de conflictos manuales consumen mucho tiempo y son ineficientes.

Estructura profesional

Mientras se toman medidas preventivas para protegerse contra las situaciones de conflicto, si una acusación de conflicto de intereses resulta en una demanda de responsabilidad profesional, la empresa o bufete de abogados tendrá que reunir pruebas suficientes para demostrar que el cliente que se queja reciba el mejor asesoramiento posible. Para apoyar su afirmación, la empresa o bufete de abogados debe demostrar que ha actuado con competencia y diligencia, para evitar daños.

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