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Comienza el memorando escribiendo "Para:" y "De:" Introduce el nombre del remitente y el destinatario después de los dos puntos en cada caso. En la siguiente línea, escribe la fecha en que redactaste el memorando. Finaliza esta sección con la palabra "Asunto:" seguida del tema al que hace referencia el documento.

Especifica en la primera frase o párrafo del memorando la acción que debe emprender el lector.

Mantén la atención del lector mediante el uso de párrafos concisos de no más de cinco oraciones largas. Cuando expongas los motivos que fundamentan el acometer la acción de que se trata, enumerara cada uno en un párrafo separado.

Usa la evidencia empírica para persuadir al lector de la necesidad de emprender el curso de acción propuesto. Por ejemplo, cita las estadísticas de bajos ingresos de la vivienda cuando busques un cambio en una política de zonificación determinada. Evita las generalizaciones que no se puedan apoyar con hechos.

Esboza las políticas o cursos de acción alternativos, describiendo las ventajas y desventajas de cada uno.

Evita las expresiones innecesariamente prolijas o formales, por ejemplo, "de acuerdo con nuestra discusión", y la jerga técnica cuando cites hechos y cifras. Usa un lenguaje simple y directo que cualquier lector pueda entender.

Usa la voz activa en lugar de la pasiva para estimular la acción. Si conoces al destinatario del memorando, utiliza pronombres en primera persona como "yo" y "nosotros", porque existen más probabilidades de que las personas hagan algo por aquellos que conocen personalmente. Puedes enfatizar más este tipo de conexiones personales mediante el uso de expresiones tales como "Yo soy".

Reitera, al final del documento, la necesidad de actuar. Asegúrate de indicar si existe una fecha límite para la acción que se debe emprender.