Cómo escribir un memorándum en la oficina

Escrito por christina hamlett | Traducido por josé ramón garcía
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Cómo escribir un memorándum en la oficina
(Brand X Pictures/Brand X Pictures/Getty Images)

Mantener a tus supervisores, compañeros y subordinados bien informados es básico para que una oficina funcione adecuadamente. Mientras que la información se intercambia diariamente entre las personas, por correo o teléfono, algunas veces es necesario escribir un memorándum que contenga las discusiones y acciones que han sucedido (incluyendo evaluación de los empleados) y/o otorgarle a todos un aviso respecto a los cambios inminentes. Aquí te mostramos lo que necesitas saber para organizar tus pensamientos y escribir un memorándum efectivo.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Identifica el propósito del memorándum que deseas escribir. Intenta resumirlo en un solo enunciado. Ejemplo: Orientación de los empleados nuevos; Nuevos procedimientos para procesar las reclamaciones de viajes; Cena de vacaciones. Este enunciado constituye el "tema" que se mostrará al inicio de tu memorándum, directamente debajo de los destinatarios.

  2. 2

    Identifica a los individuos a quienes el memorándum llegará. Si es sólo a unas pocas personas, el memorándum identificará a cada uno por su nombre, título y departamento. Si será dirigido a un grupo grande, deben de ser identificados con un título colectivo. Ejemplos: A todos los empleados: 4ta. división de gerentes; Personal de apoyo administrativo. Esta información debe ser puesta en la línea "Para" del memorándum.

  3. 3

    Identifícate a tí mismo y tu título en la línea "De". Aunque todos te conozcan como "Bob", debes identificarte a tí mismo utilizando tu nombre y apellido.

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    Sigue la "regla de 3" de construir el contenido de tu memorándum; específicamente, dile a tus lectores lo que vas decirle, diles lo que es y termina reiterando lo que acabas de decirles. Por ejemplo, probablemente tu memorándum se trata acerca de recordarle a tus empleados que las distracciones de la época navideña permiten ser un buen momento para que los ladrones roben objetos como bolsos u otros objetos personales que puedes dejar a plena vista. El primer párrafo les estará avisando que necesitan ser precavidos. El segundo párrafo les aconsejará cerrar los escritorios y puertas, manteniéndose alerta cuando alguien los visite. El tercer párrafo recomienda las acciones que deben tomar si observan comportamiento sospechoso o son víctimas de un robo en la oficina.

  5. 5

    Utiliza un punteo para los memorándums que comunican procedimientos o cualquier tipo de lista. Estos son más fáciles de seguir y entender que si los escribes en forma de párrafo.

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    Observa la regla de los márgenes de 1 pulgada (2.54 cm.) en el lado izquierdo y derecho y en la parte inferior de la página. La parte superior de la página contiene probablemente alguna plantilla o membrete que obliga a que el margen cambie de lugar algunas pulgadas (centímetros). Si no tienes membrete, puedes crear un documento presentable, centrando la palabra "MEMO" en negritas 2 o 3 pulgadas (5.08 o 7.62 cm.) debajo de la parte superior de la página. El "Para:", "De:" y "Tema:" deben estar escritos del lado del margen izquierdo. El cuerpo del memorándum es con espacio sencillo.

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    Usa una letra con tamaño de 12 puntos , así será fácil de leer. Times New Roman y Courier son los estilos estándar; Bookman y Palatino son aceptables también.

  8. 8

    Corrige el contenido a fondo antes de imprimirlo.

  9. 9

    Saca tantas copias como sean necesarias y repártelas entre los beneficiarios.

Consejos y advertencias

  • Siempre que sea posible, mantén tu memorándum de una página. Con todas las cosas que todos tienen que hacer dentro de la oficina, cualquier memorándum de varias páginas será ignorado para ser leído después y eventualmente acabará en el fondo de la basura.
  • Si el contenido es de naturaleza urgente o se trata acerca de una próxima junta que necesitan poner en sus calendarios, asegúrate de hacerlo notar en el la línea del tema, para que los lectores no lo pasen por alto.
  • Si el contenido de tu memorándum es negativo o tal vez está escrito en un tono agresivo, olvídate de él por unas horas o hasta el día siguiente y vuélvelo a leer.

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