Cómo escribir y enviar un memorando

Escrito por patti wigington | Traducido por carlos alberto feruglio
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Cómo escribir y enviar un memorando
Un memo escrito profesionalmente es crucial en las comunicaciones empresariales. (computer with keyboard and mail image by patrimonio designs from Fotolia.com)

Tu habilidad para comunicarte efectivamente impactará directamente en tu éxito en el trabajo. Es crucial que sepas cómo escribir y enviar la correspondencia de manera concisa y comprensible. El memorando (memo) de negocios es un documento breve que se dirige a un grupo específico de personas y se centra en un propósito específico. Un memo bien escrito te ayudará a comunicarte de manera eficiente y a lograr resultados. Además de escribir apropiadamente, es crucial asegurarte de que tu memo se envíe correctamente a las personas que lo necesitan leer de forma más urgente.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

    Elaboración de tu memo

  1. 1

    Piensa en tu audiencia. Antes de comenzar a redactar tu memo, ten en cuenta el nivel de educación y experiencia de las personas con las que te estás comunicando. También ten en cuenta las necesidades de tus destinatarios. Algunas personas pueden necesitar instrucciones más detalladas, directrices específicas y establecidas, mientras que a otros puedes proporcionarles un poco de información muy general y luego tomarán la iniciativa por su cuenta.

  2. 2

    Utiliza el formato de encabezado correcto. En el campo "Fecha", utiliza abreviaturas estándar. En "Para" deberías enumerar cada persona que va a recibir el memo por nombre. No uses apodos. Utiliza nombres y apellidos, y ponlos en orden alfabético o por puesto dentro de la empresa. Para la línea "De", utiliza tu nombre y apellido, así como también cuál es el departamento donde te encuentras, si se aplica.

  3. 3

    Elige una línea de asunto que sea específica e informativa. A menudo, la gente envía memos con asuntos que son vagos y generales. Uno específico y conciso les dará a los destinatarios una idea mucho mejor de lo que el memo hace referencia. Por ejemplo, una línea de asunto general sería "Reunión", pero uno específico podría decir: "Presentación del equipo de ventas para la reunión del viernes".

  4. 4

    Comienza con los detalles. No pierdas el tiempo con la charla o la información de fondo. La primera parte del memo debería decir exactamente lo que necesitas. Utilizando el ejemplo anterior, de la presentación del equipo de ventas, es posible abrir con "En la reunión del viernes, el equipo de ventas presentará una proyección de diapositivas con los ingresos y las cifras de las cuentas por pagar para el primer trimestre".

  5. 5

    Escribe tu memo evitando la voz pasiva. Un memorándum está diseñado para compartir información y pedir ayuda, por lo que es necesario utilizar una voz activa. En la gramática y la escritura, esto significa que el sujeto de una oración es activo, con respecto a hacer o ser, en lugar de que otras cosas les sucedan. La voz activa se leería como: "El equipo de ventas presentará una proyección de diapositivas". Un enfoque pasivo se formularía como: "Nos gustaría que el equipo de ventas considerara una presentación de diapositivas".

  6. 6

    Escribe una conclusión. No tiene por qué ser complicada, pero debería resumir los puntos clave de referencia en el mismo memo.

  7. 7

    Edita tu trabajo. Pocas cosas son tan vergonzosas como enviar un memo comercial y darte cuenta después de que has dejado una falta de ortografía gigante justo en el centro de este. Revísalo antes de enviarlo, y además de hacer correcciones, elimina palabras innecesarias. Mantenlo breve.

    Envía tu memo

  1. 1

    Si lo estás enviando a través de un correo interno de la oficina, asegúrate de que cada persona a la que se envíe obtenga su propia copia. Nadie debería tener que compartir uno con el hombre en el cubículo de al lado.

  2. 2

    Utiliza el correo electrónico si se trata de una opción. Un memo de correo electrónico debería ser enviado a todo el mundo, al mismo tiempo, pero es posible que desees copiar en forma oculta algunos de los destinatarios. Si estás enviándolo por correo electrónico, coloca el tema en la línea de asunto del encabezado del correo. No utilices fuentes de lindos colores, imágenes ni ningún otro complemento de correo electrónico.

  3. 3

    Realiza un seguimiento una vez que hayas enviado tu memo. Si no hay un plazo mencionado, asegúrate de verificar esto con los destinatarios más adelante.

Consejos y advertencias

  • Asegúrate de que tu memo siga las directrices de la empresa con respecto a las viñetas, espaciado entre párrafos, etc.
  • Si estás utilizando el correo electrónico para enviar un memo, verifica dos veces antes de presionar la tecla 'enviar'. Querrás tener cuidado con quién recibe la información reservada o confidencial por correo electrónico.

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