Cómo organizar un espacio para un evento social

Escrito por dawn sutton | Traducido por marcela carniglia
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Cómo organizar un espacio para un evento social
Cómo organizar un espacio para una reunión social (Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images)

Puede ser una tarea de enormes proporciones organizar un espacio para un evento social, ya sea que se trate de una recepción de boda, bar mitzvah, eventos corporativos, una reunión de la secundaria, una reunión de la iglesia o un evento de vacaciones. En primer lugar, necesitas comprender cómo tendrá que funcionar el espacio de acuerdo con el propósito y las actividades que se celebrarán. Después de eso, es sólo una cuestión de dónde colocar las mesas y las sillas según el número de invitados previstos.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Necesitarás

  • Programa para organizar un espacio
  • Programa para organizar los asientos
  • Mesas rectangulares o redondas
  • Mesas para banquetes
  • Sillas

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Instrucciones

  1. 1

    Comprende la naturaleza del evento antes de empezar a organizar un espacio para una reunión social. Una recepción de boda necesita una mesa principal para dar cabida a la boda, mesas para los invitados y una pista de baile. Una ceremonia de entrega de premios necesita caminos o pasillos libres para que los premiados vayan a recibir sus premios y un podio para el presentador. Un bufete social con vino y queso necesita una mesa de alimentos y mucho espacio en la habitación para socializar.

  2. 2

    Averigua cuantas personas estarán presentes en el evento social y cuántas personas puede alojar cómodamente y de forma segura la habitación. Si el local tiene mesas redondas para sentar a los invitados para un evento sentados, elige las mesas adecuadas según su tamaño. Una mesa de 36 pulgadas (91,44 cm), por ejemplo, normalmente tiene capacidad para cuatro personas. Una mesa redonda de 42 a 48 pulgadas (1,06 a 1,21 metros) debería sentar a cinco, una mesa de 54 pulgadas (1,37 metros) debería adaptarse a seis personas, una mesa de 60 pulgadas (1,52 metros) acomodará a ocho y una mesa redonda de 72 pulgadas (1,82 metros) sentará a 10 personas. Organiza las mesas redondas para que los invitados tengan espacio para sentarse y levantarse sin golpearse unos contra otros.

  3. 3

    Elige el número apropiado de mesas rectangulares para dar cabida al número previsto de invitados. Una mesa que mide 24 por 60 pulgadas (60,96 por 152 cm) tiene capacidad para dos personas. Tres o cuatro personas pueden sentarse alrededor de una mesa rectangular de 24 por 72 pulgadas (60,96 por 182 cm). Las mesas que tienen 24 por 96 pulgadas (60,96 por 243 cm) sientan a cuatro o cinco personas. Seis personas pueden sentarse cómodamente en una mesa rectangular de 30 por 72 pulgadas (76,2 por 182 cm) y una mesa rectangular de 30 por 96 pulgadas (76,2 por 243 cm) acomodará a ocho personas. Asegúrate de que los invitados puedan levantarse de sus asientos y sentarse sin tocar a otro en el proceso dejando al menos 2 pies (60,96 cm) para sacar una silla.

  4. 4

    Utiliza un programa como "Event Wizard" para determinar la organización del espacio en tu computadora. Introduce el número de invitados que esperas, elige las formas y tamaños de las mesas y el número de invitados por cada mesa. Arrastra y suelta las mesas en el plano de la planta. Mueve los invitados y las mesas con el ratón hasta que estés satisfecho con la organización del espacio. Imprime copias para el maestro de ceremonias o el contratista.

  5. 5

    Experimenta con otro programa que es utilizado explícitamente para sentar a los invitados en las mesas para un evento social. "E-seating", por ejemplo, hará posible que organices varios gráficos de asientos para el mismo caso para que puedas ver qué es lo que funciona mejor en el lugar del espacio para todo evento social. Incluso puedes crear asientos de teatro si es lo más apropiado para el tipo de evento.

Consejos y advertencias

  • Visualiza el evento y qué tipo de actividades tendrán lugar en el espacio.
  • Considera las ubicaciones de los enchufes eléctricos si vas a utilizar presentaciones eléctricas o un DJ.
  • Evita bloquear las puertas o las rutas a los baños.
  • Ten un espacio de sobra para una o dos mesas adicionales.

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