¿Qué hacer cuando le pagas de más a un empleado por error?

Escrito por grace ferguson | Traducido por natalia pérez
¿Qué hacer cuando le pagas de más a un empleado por error?

Soluciona los errores de pago de salarios en exceso.

Stockbyte/Stockbyte/Getty Images

Un pago en exceso a un empleado es generalmente el resultado de un error de cálculo de la nómina. Como empleador, esto puede ocurrir si pagas al empleado más horas o salario de lo que le corresponde, o si no puedes hacer una deducción obligatoria o voluntaria. En cualquier caso, puedes corregir la situación.

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Consulta la ley del estado

En el momento en que descubres el error, consulta con el departamento de trabajo del estado sobre sus procedimientos para la recogida de los salarios pagados en exceso. Muchos estados te permiten hacer esas deducciones a través de deducciones de nómina. Dependiendo de la cantidad adeudada, puedes retener el pago a través de una serie de cheques de pago como un pago único. La ley estatal limita, en general, la cantidad que puedes retener, dentro de un periodo de pago. Ten en cuenta que, además de las deducciones obligatorias, el Estado puede no permitir que hagas las deducciones del salario de un empleado sin su consentimiento escrito. Además, el Estado puede prohibirte hacer la deducción si produce que el ingreso del empleado caiga por debajo del salario mínimo requerido.

Notificación de reembolso

Recoger la devolución a través de deducciones de nómina puede ser conveniente para el empleado, sobre todo si cometiste el error y el empleado ya ha gastado el pago en exceso. Si descubres el error poco después de pagar al empleado y le notificas de inmediato, éste puede ser capaz de devolver el sobrepago inmediatamente. Si estás recogiendo el exceso de pago a través de deducciones de nómina, notifica al empleado de la situación por escrito e incluye los detalles del pago en exceso, como cuándo se produjo, la cantidad, cuándo ocurrirá cada deducción de nómina y los importes de deducción. Dale las otras opciones de medios de pago empleados, tales como cheque personal, giro postal o efectivo. Si necesitas el consentimiento por escrito del trabajador para efectuar la deducción y éste se niega, puedes intentar recuperar el pago en exceso mediante la presentación de una demanda contra el empleado en los tribunales .

Ajustes de nómina

Cuando recojas el exceso de pago, también debes ajustar los registros de nómina del empleado en consecuencia. Por ejemplo, si le pagaste salarios de US$ 200 de más por un período de pago en particular, realiza el ajuste como un negativo para que sea retirado de las ganancias del año a la fecha de los empleados y su W-2 será corregido a efectos fiscales. Cuando le pagaste de más al empleado, los impuestos y las deducciones relacionadas con la cantidad pagada en exceso también son sacados de su salario. El software de nómina ajusta automáticamente los registros de los empleados al introducir el pago en exceso en negativo. Si no utilizas el software de nómina, calcula manualmente la diferencia entre tus deducciones originales y lo que debería haber sido. La diferencia es la cantidad de retenciones pagada en exceso . Al restar el salario pagado en exceso del salario del empleado, se reduce su ingreso total y ajusta sus deducciones al reducir las cantidades. Si el pago indebido se debe a una deducción que no se está tomando en absoluto, ajusta la deducción como positiva para que sea deducida de sus ingresos.

Pago en exceso de impuesto de desempleo

Estás obligado a pagar el impuesto federal y el impuesto estatal de desempleo hasta una cierta cantidad cada año a todos los empleados a quienes pagas salarios. Cuando pagas de más a un empleado y no se has llegado al límite anual de salarios, puede resultar en que pagues de más por el impuesto de desempleo federal y estatal. En este caso, reporta el sobrepago de impuestos federales de desempleo al Servicio de Rentas Internas y los pagos excesivos de impuestos de desempleo del estado a la agencia estatal de administración para que puedas recibir crédito por el mismo.

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