Finanzas

Cómo registrar en el libro diario

Escrito por contributing writer | Traducido por ehow contributor

Todas las transacciones financieras de cualquier organización son eventualmente registradas en el libro diario. Cuando se usa un programa de computadora para llevar la contabilidad, la mayor parte de la información financiera es registrada en un sub-diario, como las cuentas a pagar o las cuentas a cobrar, que automáticamente las registra en el libro diario. Sin embargo, algunas entradas deben realizarse de forma directa. Un ejemplo de estas transacciones son los gastos de capital, los devengamientos de interesas, la amortización acumulada, ajustes que se revertirán en el próximo período y otros ajustes de cuenta que no pueden realizarse a través de un sub-diario. Cuando registres en el libro diario debes tener mucho cuidado de ser preciso, pues corregir errores en múltiples entradas de diario desordena los registros contables. Sin embargo, no es una tarea complicada.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

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    Junta todos los documentos relacionados a los movimientos que quieras registrar en el libro diario. Estos pueden incluir acuerdos de compras, contratos de arrendamiento o de préstamo, cronogramas de amortizaciones y depreciaciones.

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    Prepara una planilla de cálculo en tu computadora o en papel, detallando cada registro de libro diario que se deba realizar. Incluye una descripción completa de cada ingreso, la cuenta y el importe preciso a debitar y luego la cuenta y el importe a acreditar. Mantén el importe de débitos en una columna a la izquierda y los créditos en una columna a la derecha.

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    Suma todos los débitos y los créditos a registrar en el diario y asegúrate que los totales sean iguales entre sí. Si preparaste la planilla en tu computadora, imprímela para tenerla como referencia mientras ingresas los datos en el módulo del libro diario.

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    Accede al módulo de libro diario del programa de contabilidad de tu computadora. Verifica que la fecha de tu registro de libro diario corresponda al período en el que quieres ingresar los asientos. Esto es importante porque los registros a menudo son ingresados luego del cierre del período correspondiente. Por ejemplo, mientras que el mes corriente podría ser febrero, puedes estar ingresando registros de enero, así que en este caso, asegúrate de que la fecha de tu libro diario esté puesta en enero.

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    Numera tus entradas de libro diario en el módulo correspondiente según el manual de usuario de tu programa de contabilidad.

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    Imprime un reporte de tus ingresos de libro diario aún no registrados. Vuelve a leerlos en busca de errores, controlando contra la hoja de cálculo (y agregando cinta para máquina si es necesario) que has preparado. Realiza las correcciones necesarias. Todavía no grabes los registros en el sistema.

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    Realiza una copia de respaldo en la computadora de la información de tu libro diario. Colócale una etiqueta que sea clara y almacena la copia en un lugar seguro.

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    Realiza los registros en el libro diario según las instrucciones del manual de usuario del programa. Imprime un registro completo de los asientos que has ingresado. Almacénalos en el archivo correcto o libros diarios físicos como parte de tus registros contables permanentes.

Consejos y advertencias

  • Siempre documenta de forma completa todas las entradas que hagas en el libro diario, pues nunca puedes estar seguro de que podrás explicarlas luego. Guarda tu documentación de forma segura como parte de tus registros contables permanentes.
  • Si no usas una computadora, pero llevas tu contabilidad en papel, registra manualmente los asientos de forma precisa en tus libros en un formato contable generalmente aceptado, asegurándote de actualizar los saldos de las cuentas afectadas. Siempre realiza las entradas de forma completa y almacena tus registros contables en un lugar muy seguro.

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