Cómo hacer un seguimiento con una carta después de una reunión de negocios

Escrito por barbara kellam-scott | Traducido por aldana avale
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Cómo hacer un seguimiento con una carta después de una reunión de negocios
Cuanto más compleja fue la reunión, más necesaria es una recapitulación oportuna. (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)

Ya sea que la reunión sea entre colegas o competidores, siempre estarás bien asesorado para resumir lo que se discutió y especialmente qué se decidió, y haz esto por escrito tan pronto como sea posible más tarde. Puedes combinar piezas relevantes de una biblioteca de documentos empresariales como alguna del sitio web de la revista "Inc.".

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Necesitarás

  • Notas y otros registros de la reunión
  • Documentos referenciados o distribuidos en la reunión

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Instrucciones

  1. 1

    Comienza con una recapitulación amigable pero clara de la fecha, la hora y el lugar de la reunión, quién fue y en calidad de qué y una breve declaración del propósito de la reunión. Por ejemplo, "Estimado Mike: gracias nuevamente por pasar la mañana de ayer conmigo y Steve de nuestro departamento de arte, conversando los planes para volver a diseñar nuestro envoltorio".

  2. 2

    Revisa qué documentos y materiales se presentaron en la reunión y cualquier elemento significativo de discusión sobre los mismos "Estoy satisfecho con el hecho de que le hayan gustado las ideas de Steve tanto como a mí. Acordamos que la caja de cartón hexagonal le da a su producto un cambio significativo para llamar la atención a las características que vas a agregar el siguiente año, pero que construirla para que se apoye de forma horizontal en el estante será más estable y nos permitirá hacer ambos extremos ligeramente convexos, en lugar de uno plano y otro en punta extendida sin conexión real con el producto".

  3. 3

    Ofrece informes de todos los elementos de acción acordados en la reunión: "Steve se ha comprometido en tener nuevas especificaciones de diseño para nuestra unidad de fabricación de hoy, y estarán listas para darme los nuevos costos para la caja de cartón horizontal al final de la semana. Steve y yo estaremos desilusionados si los números no son de al menos el 20 por ciento por debajo de los estimados que teníamos ayer para la caja recta, de punta, ya que la fabricación será simétrica y menos compleja para que encaje. Sin embargo, necesitaremos una decisión por su parte ya sea para que tenga un cinturón con hebilla impresa o con relieve, y si quiere tinta metálica sobre la misma antes de que podamos firmar los costos".

  4. 4

    Establece los plazos de entrega para los próximos pasos por todas las partes: "Tomé nota de que pensó que podría tomar esas decisiones hechas hoy o mañana. Esto nos permitirá volver a reunirnos para cerrar el negocio el lunes con los números de costos lo suficientemente firmes para que podamos comenzar a formalizar un contacto".

  5. 5

    Cierra la carta de una forma amigable apropiada a la naturaleza de la reunión, y vuelve a citar los planes para cualquier otra reunión que hayan acordado: "Siempre es un placer reunirme con usted. Tengo un almuerzo el martes en su oficina en mi agenda, cuando voy a llevar la maqueta sobre la que está trabajando. Por favor déjeme saber si Jan estará disponible para reunirse con nosotros".

Consejos y advertencias

  • El correo electrónico es una buena forma para enviar un seguimiento de una forma más oportuna, pero siempre es mejor enviar también una copia en papel, especialmente cuando la reunión incluyó muchas empresas y temas que se formalizarán luego en los contratos y órdenes de compra.
  • Envía copias de la carta de recapitulación a todos los que hayan ido a la reunión o se mencionen en la carta por el nombre, la función o el departamento.

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