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Deberes y responsabilidades del empleo como asistente ejecutivo administrativo

Escrito por lori saltis | Traducido por fernando rosas
Deberes y responsabilidades del empleo como asistente ejecutivo administrativo

Las funciones de los asistentes ejecutivos administrativos incluyen las tareas administrativas de más alto nivel.

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Los asistentes ejecutivos administrativos apoyan a profesionales de nivel ejecutivo como directores ejecutivos, directores financieros, vicepresidentes y directores generales. Junto con tareas básicas de oficina, tales como la planificación de reuniones y viajes, un asistente ejecutivo administrativo también podrá llevar a cabo investigación, preparar estados financieros y analizar informes. Un asistente ejecutivo administrativo debe ser capaz de pensar estratégicamente y ofrecer soluciones en lugar de limitarse a realizar las tareas solicitadas.

Deberes

El asistente ejecutivo administrativo ofrece apoyo administrativo básico, tal como responder y dirigir llamadas telefónicas, recibir a los visitantes, abrir y distribuir correspondencia, planificar reuniones, archivar y solicitar suministros de oficina. Los deberes de nivel superior incluyen contabilidad, redacción y distribución de memos y crear materiales de marketing tales como presentaciones. El auxiliar ejecutivo administrativo también puede ser llamado para completar las tareas a la par con deberes de administración más bajos. Estas tareas incluyen lectura, análisis y redacción de informes, realización de estudios de mercado, compra o arrendamiento de equipo de oficina y gestión de suministros. También puede ser responsable de la formación y supervisión del personal administrativo de nivel inferior.

Habilidades

La multitarea y el manejo del tiempo son habilidades claves para un asistente ejecutivo administrativo, ya que puede ser llamado a desempeñar varias funciones en el mismo período de tiempo. Un asistente ejecutivo administrativo debe tener experiencia administrativa y conocimiento de los procedimientos administrativos, tales como la gestión de los recursos humanos y la coordinación de recursos. Otras capacidades incluyen servicio al cliente, comprensión y comunicación efectivas en lectura y escritura y resolución de problemas.

Tecnología

Las habilidades en computación son esenciales para un asistente ejecutivo administrativo. Debe estar cómodo con la plataforma informática necesaria para el trabajo. Si él es experto en PC, pero la posición requiere de trabajo en un ordenador Macintosh, debe considerar la capacitación. Él debe tener un amplio conocimiento del software aplicado. Las aplicaciones utilizadas por los asistentes ejecutivos administrativos incluyen hojas de cálculo, presentaciones, procesadores de textos, correo electrónico, software de contabilidad y bases de datos. También puede ser necesario utilizar un escáner y realizar tareas básicas de mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras.

Educación y experiencia

Ser asistente ejecutivo administrativo no es una posición de nivel de entrada y generalmente se requiere un cierto nivel de educación y experiencia en el trabajo Tener educación secundaria es obligatorio y alguna educación superior puede ser preferible. Un grado asociado podría ser deseable. Algunos empleadores prefieren un título de licenciatura. Los empleadores también pueden preferir una educación y experiencia previa en el rubro de la empresa.

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