Cómo dejar un saludo al estar fuera de la oficina

Escrito por lea winters | Traducido por cesar daniel gonzález ménez
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Cómo dejar un saludo al estar fuera de la oficina
Mantén tu reputación profesional positiva al grabar un saludo específico cuando estés fuera de la oficina. (business man with mobile phone image by Andrejs Pidjass from Fotolia.com)

Es aconsejable grabar un saludo para cuando estés fuera de la oficina, si vas a estar fuera por un periodo prolongado. Un saludo fuera de la oficina es una forma profesional para ayudarte a administrar a tus clientes y colegas esperando a que les regreses las llamadas. Sin uno, podrían creer que estás ignorando sus llamadas y puede afectar negativamente a tu negocio y tu reputación profesional.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

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    Escribe tu mensaje. El mensaje actual sale de ti, pero, puedes incluir tu nombre, fechas en la que estarás fuera de la oficina y quienes llaman pueden hacerlo si necesitan asistencia inmediata. También es buena idea establecer una expectativa de cuándo vas a devolver las llamadas. Tu mensaje debe ser algo como esto:

    “Hola, has llamado a la oficina de (tu nombre). Estaré fuera de la oficina a partir de (fecha) a (fecha) y no estaré revisando mis mensajes de voz. Regresaré todas las llamadas una vez que regrese a la oficina el (fecha). Si necesitas asistencia inmediata, por favor ponte en contacto con (nombre e información de contacto del compañero). Gracias”.

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    Practica tu saludo. Una buena regla a seguir es leer en voz alta al menos tres veces para que te sientas cómodo al grabar en tu sistema de mensaje de voz. Puedes notar errores gramaticales u otros errores al leer en voz alta y no captarlos en el papel.

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    Graba tu saludo. Consulta las instrucciones específicas del sistema de mensajes de voz para entender el proceso. Escucha de nuevo la grabación para asegurarte de que estás hablando claramente e incluye toda la información en tu saludo. Graba tu saludo hasta que estés satisfecho.

Consejos y advertencias

  • Algunos sistemas de mensajes de voz permiten diferentes saludos para diferentes tipos de personas que llaman. Por ejemplo, es posible que quieras grabar un saludo para el cliente y otro mensaje para los colegas. Consulta las instrucciones del sistema de mensajes de voz para saber si eso es posible en el sistema particular. Si es así, redacta cada mensaje para cuando estés fuera de la oficina.
  • Cuando vuelvas a la oficina después de tu ausencia, no olvides volver a grabar un mensaje de salida, mantener el saludo de cuando estuviste fuera de la oficina después de la fecha en que regresaste es poco profesional.

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