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Cómo escribir una invitación a una reunión de negocios

Escrito por ashlyn etree | Traducido por lucia g. cejas

La reunión de negocios es tan antigua como la propia empresa. De hecho, no se puede dirigir un negocio sin por lo menos una reunión de trabajo ocasional. A menudo consisten en encuentros con los trabajadores dentro de la misma empresa o departamento, pero a veces exigen la presencia de personas ajenas a la compañía. Cuando se presenta este caso, es especialmente importante que sepas cómo escribir una invitación a una reunión de negocios. Hay varias piezas de información claves que no querrás dejar de lado, como la logística de las reuniones y la agenda.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Necesitarás

  • Una computadora
  • Acceso a Internet
  • Direcciones de correos electrónicos

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Instrucciones

    Prepararse para una reunión de negocios

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    Desarrolla la agenda de la reunión antes de intentar escribir la invitación. Es importante saber lo que se discutirá en la reunión para asegurarte de invitar a las personas adecuadas. Además, los invitados estarán interesados ​​en saber el propósito de la reunión antes de comprometerse a asistir.

  2. 2

    Crea una lista de invitados. Sólo invita a aquellas personas cuya presencia se requiera para que la reunión sea productiva. Asegúrate de que esté disponible un miembro de tu personal de apoyo para tomar notas o actas de las reuniones, si es necesario.

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    Selecciona una hora de reunión. Si estás invitando a personas externas a tu empresa, mantén en tu mente a los invitados. Elige un momento que sea conveniente para todos. Por ejemplo, no programes una reunión a primera hora de la mañana si los asistentes tienen que viajar más de media hora para llegar a la ubicación.

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    Selecciona un lugar de reunión; elige uno que sea propicio. A menos que la reunión sea un almuerzo o cena de negocios, selecciona una ubicación, como por ejemplo una sala de conferencias, donde puedas tener el control del ruido y del clima.

    Escribir la invitación de negocios

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    Dirígete a las personas que estás invitando a la reunión de trabajo de acuerdo a la familiaridad que tienes con ellos. Si trabajas con una persona habitualmente, usa el primer nombre de la misma en su invitación por escrito. Si estás menos familiarizado con alguien, el enfoque debe ser más formal.

  2. 2

    Incluye los datos logísticos, tales como la fecha, hora y lugar de la reunión. Esta información debe destacarse y ser fácil de encontrar. Utiliza una fuente en negrita o una lista de datos logísticos por separado en el cuerpo de la invitación.

  3. 3

    Incluye una agenda tentativa con la invitación a la reunión de negocios. Si el programa es relativamente breve, puedes incluir la agenda o un breve resumen en el texto de la invitación. Sin embargo, si el programa es relativamente detallado o técnico, incluye un documento por separado.

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    Incluye una confirmación de asistencia (RSVP, por sus siglas en inglés). Las reuniones de negocios se basan en las aportaciones de los asistentes. Necesitas asegurarte de que habrá representantes que aporten a los temas del día. La gestión exitosa de una reunión incluye saber de antemano quién tiene previsto asistir y cancelar la reunión si hay un déficit en la asistencia esperada. Exige una confirmación de asistencia por teléfono o correo electrónico, e incluye el nombre de quién se encarga de recoger la información de confirmación de asistencia.

Consejos y advertencias

  • Usa el correo electrónico cuando envíes una invitación a una reunión de negocios a menos que el protocolo de la compañía sea una invitación por escrito. Es mucho más fácil para que los invitados confirmen la asistencia a la reunión.
  • Envía un recordatorio dos días hábiles antes de la reunión. Puedes incluir una agenda terminada con la nota de recordatorio.
  • Ten en cuenta el tono que usas al escribir la invitación a una reunión de negocios. La invitación establece el estado de ánimo durante toda la reunión. Quieres transmitir un sentido de inclusión e interés en las ideas de los asistentes a la reunión.

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