¿Cuál es la función de las relaciones públicas en una compañía?

Escrito por eryn travis | Traducido por adriana de marco
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¿Cuál es la función de las relaciones públicas en una compañía?
Las relaciones públicas pueden hacer o desmembrar a una empresa. (corporative business image by breezeart.us from Fotolia.com)

Aunque con frecuencia se la considera una función moderna dentro de las compañías, las relaciones públicas se practican desde hace siglos. Se le acredita a Benjamin Franklin el haber enseñado la importancia de las relaciones públicas y William Seward, secretario de estado de Lincoln, fue uno de los primeros oficiales de gobierno en impulsar el poder de la prensa. Hoy, la meta del departamento de relaciones públicas de una empresa es proteger y promover la reputación de la misma ante las audiencias externas e internas. Las relaciones públicas es una materia en sí misma en muchos de los colegios de los Estados Unidos, aunque a su currícula se le unen otras como periodismo, ciencias de la conducta, ciencias políticas y negocios.

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La relación con los medios

El departamento de relaciones públicas representa a la compañía ante los medios. Maneja las listas de los mismos manteniendo un contacto actualizado y para mantenerlos actualizados sobre los acontecimientos relevantes. Los representantes de RP reciben las preguntas de los medios, anuncian las novedades o se reúnen personalmente con los periodistas para establecer y mantener con ellos una relación fluida. Generalmente uno de los miembros superiores del departamento es el vocero de la empresa, encargado de hacer declaraciones en nombre de la misma durante las entrevistas. También este departamento es el que organiza las conferencias con los medios y con otros grupos en los que generalmente se incluye a los altos miembros de la firma.

Planeamiento de las crisis de comunicación

Las empresas inteligentes entienden la importancia de planear un evento de comunicación en los momentos de crisis. El departamento de relaciones públicas es responsable de la organización del plan así como de entrenar a los representantes de la compañía para que se lleve a cabo. Los componentes del plan incluyen establecer una agenda de horas extras o guardias para los voceros de la empresa, determinar la logística para con los medios como una reunión en la sala de conferencias o la conectividad, la distribución de la información, el entrenamiento de los representantes de la empresa en las entrevistas con los medios y predeterminar los consultores externos o las personas de relaciones públicas extras que se necesitarán en una emergencia.

Comunicación de la empresa

La escritura es el corazón de las relaciones públicas, pero, otra de las obligaciones de este departamento es la comunicación. La comunicación puede tomar varias formas que incluyen los discursos escritos, los boletines informativos, los panfletos, los lanzamientos de prensa (mencionados anteriormente), los videos, las presentaciones en PowerPoint, los textos de Internet y los libros blancos, documentos de una página que contienen información técnica para los consumidores, los empleados, los miembros de la junta o los periodistas. Con frecuencia el departamento de relaciones públicas trabaja con otros representantes de la empresa, como los de tecnología o marketing, para poder completar los proyectos o para revisar la documentación de manera de asegurarse que se refleje el mensaje empresario. Las audiencias pueden ser internas o externas.

Gerencia de accionistas

Perseguir una forma de comunicación de ida y vuelta con los grupos de accionistas es otra de las funciones de algunos departamentos de relaciones públicas. Al Dr. James Grunig, erudito, autor y reconocido experto, se le acredita un modelo de dos vía simétricas para las relaciones públicas. En este modelo, las relaciones públicas guían a la firma a balancear sus intereses con las necesidades de los grupos de accionistas impactados, lo que se logra construyendo relaciones con la comunidad o el gobierno, buscando una entrada a través de la investigación de las comunicaciones y respondiendo a las necesidades de los accionistas.

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