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Deberes de una secretaria recepcionista

Escrito por sarah dawn | Traducido por felipe builes
Deberes de una secretaria recepcionista

Una recepcionista puede cumplir con muchas tareas.

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Una recepcionista desempeña un papel importante dentro de una organización por ser la primera persona que se encuentra con un cliente. La recepcionista puede tener un tremendo impacto en la capacidad de la compañía para dar una impresión positiva y ofrecer un servicio de calidad. Las recepcionistas realizan una variedad de tareas administrativas y pueden transferir las habilidades para trabajar en casi cualquier industria. Las recepcionistas en general deben tener un diploma de escuela secundaria y buenas relaciones interpersonales.

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Servicio al cliente

Algunos ejemplos de funciones de servicio al cliente pueden incluir la comprobación de los clientes de un hotel, la programación de las citas con los pacientes en el consultorio médico o en la coordinación de las reuniones de ventas para los miembros del personal de una corporación. Las tareas de trabajo en particular pueden variar dependiendo del tipo de empleador, pero la idea central de brindar un servicio de calidad para que los clientes vuelvan subyace en todas las responsabilidades básicas. Una recepcionista es responsable de saludar a los visitantes, responder las preguntas básicas y dirigir a los clientes a los recursos adecuados dentro de la empresa.

Comunicación

Una recepcionista puede manejar la comunicación externa de la organización incluyendo el correo postal, correo electrónico, llamadas telefónicas y faxes. Las recepcionistas pueden contestar el teléfono y tomar mensajes, coordinar las entregas especiales o de correo saliente, los documentos de fax a los clientes u otras empresas y responder a mensajes de correo electrónico genéricos de la empresa. Una persona en esta posición también pueden jugar un papel importante en la comunicación interna de una empresa mediante la gestión de calendarios, enviar comunicaciones importantes por correo electrónico a otros miembros del personal, programar reuniones de empresa y eventos y transmitir los mensajes entre los empleados.

Acceso y seguridad

Las recepcionistas pueden tener un control considerable sobre la seguridad de una empresa y el acceso a personas concretas por la comunicación de selección. Los posibles clientes o abogados de una organización a menudo deben hacer frente a la recepcionista para programar una reunión o para obtener la información deseada. En las organizaciones, tales como oficinas gubernamentales o consultorios médicos, la recepcionista debe asegurar que el visitante o la persona que llama tenga la autorización correspondiente para acceder a los registros o reunirse con los miembros del personal. Los vendedores productivos reconocen a la recepcionista como un guardián de la empresa que puede hacer o romper una potencial oportunidad de ventas.

Proyectos

Además de trabajar con los clientes, la recepcionista puede ser necesaria para manejar los proyectos internos de la gestión. Estas tareas pueden incluir la entrada de datos, crear hojas de cálculo, escribir notas, la búsqueda de información o la organización de eventos. Los proyectos pueden involucrar documentos confidenciales y requieren el uso de procesamiento de textos, hoja de cálculo o software de otra empresa.

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