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¿Cómo funciona el sistema de nómina de sueldos?

Escrito por w d adkins | Traducido por ana grasso

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¿Cómo funciona el sistema de nómina de sueldos?

Aprende a calcular salarios e impuestos correspondientes.

Stock pictures of checks used as a form of payment image by Albert Lozano-Nieto from Fotolia.com

Resumen

A pesar de la sofisticación de las computadoras y programas de contabilidad de hoy, el proceso de nóminas de sueldo básico se mantiene casi igual que hace décadas. Muy pocos negocios llevan registros y nóminas a mano, pero es esencial para cualquier gerente de un negocio entender como funciona el proceso de nóminas de sueldos para controlar de manera apropiada los costos de labor y resolver problemas que pueden ser potencialmente costosos. El proceso de nóminas de sueldos comienza con el registro de las horas trabajadas de los empleados. Esto puede ser a través de una tabla de horarios escrita a mano o puede involucrar relojes computarizados que envían la dirección directamente a una computadora que procesará la nómina. Antes de continuar con el proceso de nóminas de sueldos, los nuevos empleados o aquellos cuyo estado haya cambiado deben completar una planilla W-4 (con algunas excepciones)

Calculando la nómina de sueldos

Al final del período de pago (el cual puede ser semanal, quincenal o cualquier otro período), todos los registros de horas trabajadas son recolectados. El primer paso en calcular el sueldo es averiguar el salario bruto del empleado. Esto puede ser tan simple como sumar las horas trabajadas y multiplicarlas por el pago por hora de esa persona. Puede que haya que hacer ajustes para incluir horas extras, comisiones, propinas y otras compensaciones. Las compensaciones para expensas relacionadas al negocio (como reembolsos por kilometraje) son comúnmente incluidas en el cheque de pago pero deben ser añadidas luego de calcular el sueldo, ya que las compensaciones no están sujetas a paso de impuestos. El siguiente paso es calcular las retenciones del empleado. Par esto, necesitas la planilla W-4 del empleado y una publicación del IRS Circular 15 (ver Fuentes). Los sueldos sujetos al impuesto federal a las ganancias serán el salario bruto menos la cantidad determinada por las retenciones.

Impuestos

La parte más complicada del proceso de la nómina de sueldos es el cálculo de impuestos. Para los propósitos del salario, los impuestos se categorizan en dos grupos: aquellos que el empleado paga y son descontados del salario bruto y aquellos que los empleadores pagan. Los empleados pagan tres impuestos federales: impuesto a las ganancias, seguridad social y Medicare. Las instrucciones completas para calcular estos impuestos se encuentran en la publicación del IRS Circular 15. En la mayoría de los estados, también hay un impuesto estatal a las ganancias. Las instrucciones para los impuestos estatales están disponibles en el Departamento de Ingresos del estado o en Tributación. Los impuestos que paga el empleador son su contribució a seguridad social y Medicare, el FUTA (Impuesto federal para el desempleo) y el SUTA (Impuesto estatal para el desempleo). Nuevamente, utiliza la Publicación 15 del IRS para calcular éstos. Los impuestos FUTA y SUTA deben ser calculados al mismo tiempo ya que hay un crédito en el impuesto FUTA para el pago de SUTA.

Desembolso

El paso final del proceso de nómina de sueldos es el pago al empleado y el giro de impuestos. Hacer cheques de pago es relativamente sencillo. El cheque en sí es como cualquier otro cheque. Sin embargo, los cheques de pago vienen con un talón de salario, el cual es una lista escrita de sueldos, impuestos y otros descuentos o ajustes. El talón de salario, completo en cada punto con los totales hasta el momento, se le entrega al empleado para que lleve su registro. Siempre es buena idea revisar los cheques de pago antes de entregarlos ya que los errores pueden ser costosos (no quieres encontrar un error de tecleo que haya emitido un cheque por US$ 3.000 cuando la suma correcta era US$ 300). Los impuestos son enviados al IRS o el servicio de ingresos estatal según las instrucciones.

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