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Importancia del control de documentos

Actualizado 17 abril, 2017

Un sistema de control de documentos ayuda a una mejor organización en la distribución de documentos y otros registros. Este sistema también permite la organización para establecer una metodología que permita crear con éxito y poner en practica las políticas y procedimientos.

Un buen sistema de control de documentos es importante en toda organización. (Creatas Images/Creatas/Getty Images)

Significado

Los documentos representan la mayor parte de la inteligencia de una organización. En consecuencia, las empresas deben desarrollar un enfoque disciplinado para que estos documentos no se pierdan o sean robados. De acuerdo al consultor David Baldwin, un sistema de control de documentos debe proporcionar "un medio para gestionar el desarrollo, aprobación, emisión, cambio, distribución, mantenimiento, uso, almacenamiento, seguridad, y eliminación de documentos".

Características

El sistema de control de documentos debe tener procedimientos de como crear, modificar y guardarlos. Cada uno debe contar con información como el nombre del documento, fecha de creación o fecha de revisión, número de revisión y el número individual y total de páginas. También es importante que el documento tenga la misma información de encabezado y pie de página en cada página para garantiza la coherencia.

Beneficios

El control de documentos centraliza y organiza documentos. Como resultado, los empleados pueden localizarlos rápidamente por autor o fecha.