Cómo operar un conmutador

Escrito por tatyana ivanov | Traducido por mayra cabrera
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Cómo operar un conmutador
Operar un conmutador. (Goodshoot/Goodshoot/Getty Images)

Los telefonistas tienen una posición muy importante dentro de las empresas. Como suelen ser la primera persona en saludar a los clientes por teléfono, deben permanecer optimistas y eficaces en sus procedimientos operativos. Los conmutadores son sistemas telefónicos multilínea que permiten a los usuarios transferir llamadas a diferentes líneas, tener llamadas de conferencia y responder a varias llamadas a la vez. Aunque todos los conmutadores tienen características diferentes, algunos de los procedimientos de operación son universales independientemente del tipo de conmutador.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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  • Manual del comutador

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Instrucciones

    Instrucciones

  1. 1

    Familiarízate con las extensiones de los empleados de tu oficina. Esto te ayudará a transferir las llamadas más rápido.

  2. 2

    Responde los teléfonos que timbran al levantar el auricular y diciendo el saludo de tu empresa. Algunos conmutadores requieren que se pulse el botón indicado por la línea de llamada para contestar el teléfono, sobre todo si ya estás en una línea separada.

  3. 3

    Llama al personal de la empresa sólo marcando sus extensiones. Para muchos conmutadores, sin embargo, es necesario marcar un número antes de llamar, por ejemplo, "9". Consulta el manual del conmutador o a otro empleado sobre cómo marcar.

  4. 4

    Pon la llamada en espera pulsando el botón "En espera", si es necesario. Recupera la llamada pulsando el botón "En espera" por segunda vez. Mientras las llamadas están en espera tú puedes completar llamadas internas o externas, responder a otras líneas que timbran o abordar a los clientes cara a cara. Eso sí, no te olvides de recuperar la llamada en espera.

  5. 5

    Transfiere una llamada pulsando el botón "Transferir", y luego espera a escuchar un tono de marcación. Marca la extensión de la persona a la que vas a transferir la llamada, pulsa "Transferir" otra vez. Pulsa el botón "Liberar" para transferir la llamada, o simplemente cuelga el teléfono.

  6. 6

    Inicia una llamada de conferencia al contestar una llamada entrante o marcar un número. Pulsa el botón "Conferencia" y espera el tono de marcar. Marca el número o la extensión de la persona que recibe la llamada de conferencia. Una vez que ella responde: avísale de la conferencia telefónica, después pulsa el botón "Conferencia" de nuevo para conectar las partes. Repite este proceso con todas las partes involucradas en la llamada de conferencia, pulsa "Liberar", o cuelga, para retirarte de la llamada.

  7. 7

    Pon una llamada en manos libres, presionando el botón "Altavoz". Toma una llamada fuera del altavoz presionando de nuevo en "Altavoz".

  8. 8

    Consulta el manual del conmutador para obtener información adicional acerca de los detalles de tu sistema de conmutador.

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